Chỉ thị 05/CT-UBND năm 2019 thực hiện Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước do tỉnh Vĩnh Long ban hành

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 28/2018/QĐ-TTG NGÀY12/7/2018 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin thực hiện gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh được các ngành và địa phương quan tâm thực hiện, bước đầu đạt được những kết quả nhất định, đến thời điểm hiện tại tỉnh triển khai đồng bộ Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành dùng chung phục vụ gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử cho các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, góp phần không nhỏ trong xây dựng Chính quyền điện tử của tỉnh, thúc đẩy công tác cải cách hành chính, minh bạch hơn trong công tác ban hành, xử lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh qua môi trường mạng.

Tuy nhiên trong thực tế, tình hình quản lý, sử dụng văn bản điện tử, đặc biệt là việc thực hiện ứng dụng quản lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị còn nhiều hạn chế, vẫn còn một vài cơ quan, đơn vị chưa thực hiện ứng dụng quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành dùng chung do Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định; nhiều đơn vị chưa thực hiện tiếp nhận, phân công và xử lý văn bản điện tử trên ứng dụng trong nội bộ cơ quan; cán bộ, công chức, viên  chức thực hiện giải quyết công việc thông qua hệ thống quản lý Văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh chưa nghiêm, ảnh hưởng đến công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong việc gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử trên ứng dụng qua môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Để khắc phục những hạn chế nêu trên và thực hiện nghiêm Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Chủ tịch UBND tỉnh chỉ thị Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan có liên quan, tập trung triển khai, thực hiện nghiêm một số nhiệm vụ cụ thể như sau:

1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thành phố có trách nhiệm:

a) Đảm bảo cơ sở hạ tầng kỹ thuật mạng, đường truyền, thiết bị tin học cần thiết để phục vụ việc gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị.

b) Sử dụng thống nhất Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành do Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định tại Quyết định số 910/QĐ-UBND , ngày 14/5/2018 để quản lý, khai thác, xử lý văn bản điện tử đi, đến, trình ký, phê duyệt văn bản, chỉ đạo, điều hành công việc,... trong nội bộ cơ quan, đơn vị thông qua ứng dụng trên môi trường mạng.

c) Triển khai thực hiện ứng dụng đồng bộ Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh trong nội bộ cơ quan (bao gồm các đơn vị trực thuộc) cho tất cả cán bộ, công chức và viên chức có tham gia khai thác, xử lý văn bản điện tử để phục vụ công tác chuyên môn của cơ quan, đơn vị.

d) Tăng cường thực hiện ứng dụng chữ ký số trong việc trao đổi, gửi nhận văn bản điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh; đảm bảo thực hiện quản lý văn bản đến, văn bản đi, ký số văn bản điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV , ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

e) Thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử; cách thức, vị trí ký số theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV , ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ. Khi phát hành văn bản điện tử cơ quan ban hành lưu hồ sơ văn bản điện tử trên ứng dụng; đồng thời lưu bộ văn bản hồ sơ giấy tại cơ quan theo Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long, ban hành kèm theo Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND , ngày 01/12/2014 của UBND tỉnh.

2. Văn phòng UBND tỉnh

a) Chủ trì thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử giữa UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh với các cơ quan Trung ương, các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV , ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.

b) Đầu mối quản lý, kết nối Trục liên thông văn bản điện tử của tỉnh với Trục liên thông văn bản điện tử Quốc gia; kiểm soát việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa UBND tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh với Văn phòng Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương. Đảm bảo vận hành Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành, Trục kết nối liên thông văn bản điện tử của tỉnh hoạt động ổn định, thông suốt, phục vụ tốt việc trao đổi, gửi, nhận văn bản điện tử cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; các Bộ, ngành Trung Ương; các sở, ban, ngành tỉnh và các địa phương.

c) Thực hiện nâng cấp hoàn thiện các chức năng của Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh đúng theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn tại Thông tư số 01 và 02/2019/TT-BNV , ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.

d) Tạo lập và hướng dẫn sở ngành, địa phương thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trong thực hiện số hóa văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ trên Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh.

đ) Rà soát, phối hợp với các sở ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố triển khai Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh, đảm bảo hệ thống ứng dụng được thực hiện thống nhất trong toàn tỉnh.

e) Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung Quyết định số 1732/QĐ-UBND , ngày 11/8/2016; ban hành Danh mục các loại văn bản được trao đổi, tiếp nhận xử lý bằng văn bản hồ sơ điện tử, không dùng văn bản giấy và danh mục các loại văn bản trao đổi, tiếp nhận xử lý song song vừa văn bản, hồ sơ giấy vừa văn bản hồ sơ điện tử.

3. Sở Nội vụ

a) Chủ trì, triển khai, hướng dẫn thực hiện Thông tư số 01 và 02/2019/TT- BNV, ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ; Rà soát tham mưu UBND tỉnh ban hành quyết định sửa đổi, bổ sung Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long, ban hành kèm theo Quyết định số 24/2014/QĐ- UBND, ngày 01/12/2014 của UBND tỉnh cho phù hợp với quy định hiện hành.

b) Tham mưu cho UBND tỉnh sửa đổi bổ sung Quyết định số 1732/QĐ- UBND, ngày 11/8/2016; ban hành Danh mục các loại văn bản được trao đổi, tiếp nhận xử lý bằng văn bản, hồ sơ điện tử, không dùng văn bản giấy và danh mục các loại văn bản trao đổi, tiếp nhận, xử lý song song vừa văn bản, hồ sơ giấy vừa văn bản hồ sơ điện tử.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện các giải pháp an toàn, an ninh thông tin trong việc quản lý, sử dụng văn bản điện tử, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho hoạt động sử dụng văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị.

b) Phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ cấp mới, bổ sung, hỗ trợ, hướng dẫn các cơ quan đơn vị ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước đúng theo quy định hiện hành.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh và Chủ tịch các huyện, thị xã và thành phố triển khai, tổ chức thực hiện nghiêm Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh để kịp thời giải quyết./.