Chỉ thị 01/CT-UBND năm 2007 về đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước do Thành phố Cần Thơ ban hành

CHỈ THỊ

V/V ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC GIẢM VĂN BẢN, GIẤY TỜ HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Sau hơn 05 năm triển khai thực hiện Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25 tháng 7 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tin học quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2005 (gọi tắt là Đề án 112), đến nay thành phố Cần Thơ đã đạt được những kết quả nhất định, đồng bộ và được đưa vào sử dụng trên các lĩnh vực chủ yếu như hạ tầng công nghệ thông tin, ứng dụng tin học và xây dựng hệ thống thông tin, xây dựng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, xây dựng trang thông tin quản lý điều hành, hệ thống thư điện tử (e-mail), trao đổi trực tuyến (chat) và Cổng thông tin điện tử của thành phố; kỹ năng sử dụng máy tính và nhận thức về việc ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, công chức, viên chức thành phố được nâng lên, qua đó đã tiết giảm chi phí giấy tờ hành chính và công sức của cán bộ, công chức, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của từng cơ quan, đơn vị và phục vụ đắc lực công cuộc cải cách hành chính của thành phố.

Tuy nhiên, việc triển khai và thực hiện các ứng dụng tin học trong thời gian qua ở thành phố vẫn còn một số bất cập như một số cán bộ quản lý còn ngán ngại, thiếu quan tâm ứng dụng tin học trong công tác quản lý; nhiều chuyên viên ít sử dụng máy vi tính hoặc không biết sử dụng máy tính soạn thảo văn bản, khai thác thông tin trên mạng; việc ứng dụng các phần mềm dùng chung tại các cơ quan, đơn vị còn chậm, lúng túng; chưa nhận thức và phát huy đúng mức hiệu quả các ứng dụng của công cụ này trong quản lý, truyền tải và xử lý thông tin,...nhất là ứng dụng để giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Vì vậy, để khai thác có hiệu quả hệ thống thông tin điện tử của thành phố với yêu cầu ngày càng nâng cao chất lượng công tác hành chính văn phòng và hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước; giảm văn bản, giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu giám đốc sở, thủ trưởng cơ quan ban ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện tập trung chỉ đạo thực hiện những nội dung sau đây:

1. Tiếp tục phổ biến, quán triệt nội dung Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 4 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số 07/2006/CT-UBND ngày 05 tháng 5 năm 2006 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc giảm văn bản, giấy hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức, xem đây là một nhiệm vụ cụ thể trong việc thực hiện cải cách hành chính tại cơ quan, đơn vị.

2. Chỉ đạo triển khai có hiệu quả các phần mềm tin học dùng chung thuộc Đề án 112 tại cơ quan:

2.1. Hệ thống quản lý hồ sơ công việc:

Tất cả văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị đều phải được cập nhật, quản lý đầu vào và được phân công xử lý trên mạng; tất cả các văn bản phát hành phải được cập nhật các thông tin quản lý (tên loại, số ký hiệu, trích yếu….), gắn tệp (nội dung văn bản) và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu phát hành; đồng thời, thực hiện phát hành văn bản qua mạng; từng bước sử dụng hết các chức năng của phần mềm quản lý, xử lý và phát hành văn bản; hạn chế tối đa việc gửi văn bản giấy giữa các đơn vị chỉ để biết hoặc tham khảo.

2.2. Trang tin điện tử phục vụ điều hành:

Tất cả các cơ quan, đơn vị phải xây dựng hoàn chỉnh Trang tin điện tử phục vụ điều hành (trang tin điện tử); tổ chức cập nhật thông tin thường xuyên, kịp thời và đẩy mạnh việc công khai các thông tin dùng chung thông qua Trang tin điện tử phục vụ điều hành tác nghiệp của cơ quan, đơn vị.

2.3. Hệ thống thư điện tử và trao đổi trực tuyến:

Khai thác những tính năng của hệ thống thư điện tử, trao đổi trực tuyến trong giao tiếp giữa các cán bộ, công chức và giữa các cơ quan, đơn vị nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí.

3. Các văn bản, giấy tờ hành chính cần thiết để thực hiện các chức năng, thẩm quyền hành chính trong xử lý công việc (như quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, công văn, chương trình, kế hoạch, đề án, tờ trình, báo cáo và các loại khác) các cơ quan chỉ gửi một bản đến đúng địa chỉ tổ chức và cá nhân có trách nhiệm giải quyết và thực hiện công việc, không gửi vượt cấp hoặc gửi cho những tổ chức và cá nhân khác để biết, để tham khảo hoặc để thay cho báo cáo công việc đã làm. Trường hợp muốn gửi cơ quan khác để biết, để tham khảo, có thể gửi qua hệ thống thư điện tử.

4. Kể từ ngày 01 tháng 03 năm 2007:

4.1. Lịch làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố được đưa lên Trang tin điện tử của Ủy ban nhân dân thành phố (dhtn.cantho.egov.vn) vào đầu giờ chiều thứ sáu hàng tuần và chỉ gửi bằng văn bản giấy cho Thường trực Thành ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố, Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thành phố và các thành viên Ủy ban nhân dân thành phố.

4.2. Các dự thảo báo cáo, chương trình, kế hoạch và dự thảo văn bản khác cần lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị thì chỉ gửi công văn yêu cầu, không gửi kèm theo bản dự thảo; các bản dự thảo này sẽ được gửi đồng thời qua hệ thống thư điện tử của thành phố hoặc đăng trên Trang tin điện tử của Ủy ban nhân dân thành phố (dhtn.cantho.egov.vn) để các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan góp ý.

4.3. Các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, đơn vị và cá nhân gửi đến Ủy ban nhân dân thành phố, nếu xảy ra các trường hợp sau đây thì Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố sẽ không trình giải quyết và trả lời bằng Phiếu báo cho cơ quan, đơn vị và cá nhân đó biết (không trả lại hồ sơ), hạn chế sử dụng Phiếu chuyển để giảm chi phí giấy tờ, thời gian và công sức; cụ thể các trường hợp như sau:

- Văn bản không do giám đốc sở, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc người được ủy nhiệm ký trình (văn bản vượt cấp);

- Những vấn đề trong văn bản không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố;

- Những vấn đề trong văn bản theo quy định phải do cơ quan chức năng quản lý chuyên ngành thẩm định và trình, nhưng chưa có văn bản trình của cơ quan đó;

- Những văn bản cần có hồ sơ đính kèm, nhưng hồ sơ đính kèm chưa có hoặc chưa đầy đủ;

- Những văn bản không đúng thể thức hành chính theo qui định;

- Những trường hợp khác theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố.

4.4. Đối với văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân thành phố, chỉ gửi văn bản giấy đến các đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; đồng thời, gửi đăng Công báo thành phố, Trang tin điện tử của Ủy ban nhân dân thành phố và trên Báo Cần Thơ (trừ các văn bản mật).

Các cơ quan, đơn vị cần tăng cường sử dụng Công báo Chính phủ, Công báo thành phố (Công báo in) để triển khai tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, các Bộ ngành Trung ương, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp thuộc thành phố; trường hợp cần thiết nghiên cứu, sử dụng, tham khảo thì truy cập vào Trang tin điện tử (dhtn.cantho.egov.vn) hoặc Công báo điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân thành phố (www.cantho.gov.vn).

4.5. Đối với văn bản quy phạm pháp luật của bộ ngành Trung ương (quyết định, thông tư, chỉ thị) mới ban hành đã gửi trực tiếp cho các sở, ban ngành theo hệ thống ngành dọc thì các cơ quan, đơn vị chủ động đề ra biện pháp tổ chức thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao; trường hợp văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị thực hiện hoặc cần thiết phải chỉ đạo bằng văn bản thì Ủy ban nhân dân thành phố sẽ có công văn giao nhiệm vụ cụ thể cho các cơ quan, đơn vị mà không gửi kèm theo văn bản quy phạm pháp luật; vì vậy, các cơ quan, đơn vị phải sử dụng văn bản do bộ, ngành đã gửi hoặc khai thác qua Công báo Chính phủ in và Công báo Chính phủ điện tử trên Trang tin điện tử của Chính phủ (www.vietnam.gov.vn).

5. Đối với những thông tin quản lý hành chính nhà nước trong phạm vi quản lý của đơn vị được phép công bố rộng rãi theo quy định, cần tăng cường cung cấp, cập nhật thông qua Cổng thông tin điện tử của thành phố để phục vụ tốt hơn cho tổ chức và công dân.

6. Tổ chức thực hiện:

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị các cấp căn cứ Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 07/2006/CT-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố và nội dung Chỉ thị này xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện cụ thể tại cơ quan, đơn vị; định kỳ hàng quí, 6 tháng và năm báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân thành phố (qua Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Nội vụ) để kịp thời chấn chỉnh, chỉ đạo thực hiện.

- Giao Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện Chỉ thị này.

Trong quá trình thực hiện Chỉ thị này, nếu có khó khăn, vướng mắc, yêu cầu giám đốc sở, thủ trưởng cơ quan ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố để chỉ đạo, xem xét và giải quyết cụ thể./.