Chỉ thị 24/CT-UBND năm 2022 về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, giai đoạn 2022-2025

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH, GIAI ĐOẠN 2022 - 2025

Trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ đã được các cấp, các ngành triển khai, thực hiện và đạt được những kết quả tích cực. UBND tỉnh đã kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng của hoạt động hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Công tác kiểm tra, đào tạo tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện thường xuyên, qua đó công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đạt được một số mục tiêu đề ra, như: Việc trao đổi văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước đã được điện tử hóa; 100% cơ quan hành chính nhà nước được kết nối với hệ thống theo dõi quản lý văn bản và trên trục liên thông văn bản Quốc gia. Thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức được triển khai, thực hiện theo đúng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu. Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống được quan tâm, đến nay đã chỉnh lý được trên 5.000 mét giá tài liệu và được đầu tư trang thiết bị bảo quản trên 600 giá tài liệu cho kho lưu trữ các cơ quan, đơn vị, địa phương, cơ bản đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ. Công tác tuyên truyền, phổ biến và giới thiệu các văn bản về văn thư, lưu trữ được triển khai kịp thời tạo chuyển biến tích cực trong nhận thức đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; về lưu trữ điện tử đang được các cấp, các ngành quan tâm đẩy mạnh, đã triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và một số cơ quan, đơn vị, giảm việc phát hành văn bản giấy, tiến tới hình thành mô hình cơ quan, văn phòng “không giấy tờ” tạo thuận tiện trong quá trình xử lý công việc và làm việc hiện đại, khoa học, sáng tạo, hiệu quả.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số tồn tại, hạn chế, như: Chưa được sự quan tâm đúng mức của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương; nhận thức của một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức về văn thư, lưu trữ, lưu trữ điện tử còn hạn chế. Nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu và yếu, do thường xuyên thay đổi vị trí công việc. Công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã còn kiêm nhiệm nhiều việc nên gặp nhiều khó khăn về quản lý văn bản và quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, trình độ về công nghệ thông tin còn hạn chế nên việc triển khai thực hiện lưu trữ điện tử còn chậm. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại một số cơ quan còn tình trạng chưa đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Việc lập danh mục hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương chưa được thực hiện đầy đủ. Kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, còn khoảng 6000 mét tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý ở các cơ quan, đơn vị, địa phương; Một số cơ quan, đơn vị chưa bố trí được phòng, kho lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương đã được hình thành, tuy nhiên số lượng hồ sơ, tài liệu điện tử chưa nhiều, chất lượng thông tin đầu vào của tài liệu điện tử chưa đáp ứng yêu cầu của Nghị định 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ. Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành của tỉnh chưa được liên thông, kết nối với phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, do đó việc trích xuất, nộp lưu tài liệu về Lưu trữ lịch sử còn gặp nhiều khó khăn.

Để tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh, giai đoạn 2022 - 2025; nâng cao tinh thần, trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị, địa phương, khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, bảo đảm sự quản lý tập trung, thống nhất, đúng các quy định của pháp luật, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; các doanh nghiệp nhà nước, các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu thực hiện nghiêm túc một số nội dung sau:

a) Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định hiện hành của pháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương và UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc thẩm quyền quản lý.

b) Triển khai đầy đủ, kịp thời các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử, như: Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Quyết định số 04/2020/QĐ-UBND ngày 15/01/2020 về quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc; Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày 27/8/2021 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2021-2025”.

c) Thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 31/2021/QĐ-UBND ngày 11/6/2021 của UBND tỉnh về quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc trong việc soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; thường xuyên cập nhật các quy định của Nhà nước về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; thực hiện rà soát, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, lưu trữ điện tử như: Quy trình lập hồ sơ điện tử, Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm...

d) Bố trí nhân sự đủ về số lượng, vững chuyên môn, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là nghiệp vụ lưu trữ điện tử; trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng về công nghệ thông tin để làm chủ, phát huy tối đa lợi thế của công nghệ trong giai đoạn mới đáp ứng yêu cầu lưu trữ điện tử. Thực hiện đúng quy định về chế độ phụ cấp độc hại và các chế độ khác đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

đ) Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý nhằm đảm bảo thực hiện tốt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; kịp thời phát hiện, chấn chỉnh một số tồn tại, hạn chế, thiết sót trong quá trình thực hiện.

e) Rà soát hệ thống kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cải tạo, bố trí phòng, kho để bảo quản tài liệu lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ; vệ sinh kho lưu trữ thường xuyên và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

f) Thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại Quyết định số 31/2021/QĐ-UBND ngày 11/6/2021 của UBND tỉnh về quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc; Quyết định số 04/2020/QĐ-UBND ngày 15/01/2020 về quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc; Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày 27/8/2021 về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt “Đề án Lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2021-2025”1.

g) Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt là tạo lập hồ sơ điện tử theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại Quyết định số 1204/QĐ-UBND ngày 29/6/2022 về phê duyệt Đề án đẩy mạnh công tác cải cách hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, giai đoạn 2022-2025, cụ thể đến năm 2025 các cơ quan, đơn vị, địa phương phải đạt kết quả: 100% hồ sơ công việc tại cấp tỉnh; 90% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 80% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước).

h) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ các cơ quan, tổ chức; thực hiện mô hình “Phòng đọc trực tuyến” nhằm giảm thủ tục, thời gian cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả; giúp người sử dụng có thể truy cập tài liệu từ xa; tìm kiếm tài liệu không giới hạn, phát triển hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến, khuyến khích tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công trực tuyến toàn trình; hạn chế người sử dụng tài liệu tiếp xúc trực tiếp bản gốc/bản chính làm xuống cấp đối với tài liệu, tăng cường tuổi thọ của tài liệu, chống sao chụp trái phép và quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ. Tuyên truyền, phổ biến, quảng bá hình ảnh lịch sử phát triển đất và người Vĩnh Phúc qua tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

i) Bố trí đủ kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị để triển khai, thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh.

2. Chủ tịch UBND cấp huyện

Chỉ đạo, triển khai đến UBND cấp xã nghiêm túc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử. Hàng năm xây dựng kế hoạch và thực hiện thu hồ sơ, tài liệu về kho lưu trữ; bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; hướng dẫn các đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp, xác định danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ; Quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã. Bố trí kho lưu trữ bảo quản tập trung hồ sơ, tài liệu cấp xã; tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ giấy và điện tử; thực hiện nghiêm túc các quy định về phòng chống cháy, nổ; quản lý an toàn tài liệu lưu trữ.

3. Giao Sở Nội vụ

a) Rà soát, tham mưu với UBND tỉnh ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh phù hợp với quy định hiện hành.

b) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đề xuất phương án nâng cấp Phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc đảm bảo kết nối liên thông với Phần mềm quản lý văn bản và điều hành và triển khai đồng bộ đến các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trên địa bàn tỉnh.

c) Phối hợp với các cơ sở đào tạo tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trên địa bàn tỉnh.

d) Chuẩn bị cơ sở vật chất để tiếp nhận và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2022-2025, đảm bảo đến năm 2025 Lưu trữ lịch sử tỉnh đạt mục tiêu, nhiệm vụ Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày 27/8/2021 về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ2.

đ) Tổ chức thanh tra, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; thẩm định, kiểm tra quy trình, chất lượng và kết quả thực hiện việc chỉnh lý tài liệu, danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị hủy của các cơ quan, đơn vị, địa phương. Báo cáo kết quả triển khai thực hiện với Chủ tịch UBND tỉnh.

e) Tham mưu tặng Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh đối với những tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh.

4. Sở Tài chính: Tham mưu dự toán ngân sách hàng năm bảo đảm cho công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Hướng dẫn các cơ quan thực hiện thanh quyết toán theo quy định của pháp luật.

5. Văn phòng UBND tỉnh: Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan, duy trì vận hành liên thông gửi, nhận văn bản trong phạm vi của tỉnh và liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia.

6. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng các giải pháp an ninh, bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành; cập nhật, bổ sung hoàn thiện các tính năng của phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành đáp ứng yêu cầu Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, đảm bảo liên thông với Hệ thống phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh (trích xuất nộp lưu tài liệu từ Lưu trữ cơ quan về Lưu trữ lịch sử tỉnh).

b) Phối hợp với các đơn vị có liên quan nghiên cứu, đề xuất xây dựng, trang bị hạ tầng kỹ thuật, hoàn thiện hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định của pháp luật; hỗ trợ, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương về phương tiện, kỹ thuật, cách thức sử dụng. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng để nâng cấp Hệ thống theo các quy định hiện hành “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập”.

c) Kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (Hệ thống quản lý tài liệu điện tử). Định kỳ sao lưu và kiểm tra khả năng phục hồi từ dữ liệu sao lưu. Dữ liệu được sao lưu gia tăng hàng ngày và sao lưu đầy đủ vào ngày đầu tiên của tháng.

7. Báo Vĩnh Phúc, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, Cổng Thông tin - Giao tiếp điện tử tỉnh và Trang thông tin điện tử của các cơ quan, tổ chức tập trung tuyên truyền nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; thường xuyên theo dõi, cập nhật kịp thời thông tin về tình hình, kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

8. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; các doanh nghiệp nhà nước, các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu, định kỳ hàng năm báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ trước ngày 15/12 để tổng hợp, báo cáo Bộ Nội vụ, UBND tỉnh.

Yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.