Chỉ thị 14/CT-UBND năm 2013 tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tỉnh Cao Bằng

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH CAO BẰNG

Trong thời gian qua, các cơ quan Nhà nước của tỉnh đã được đầu tư, trang bị các hệ thống công nghệ thông tin làm công cụ hỗ trợ cho công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được những kết quả quan trọng.

Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan, đơn vị vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí và thời gian. Nhiều cơ quan Nhà nước đã được đầu tư hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, tài khoản thư điện tử công vụ, nhưng phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí; công tác xử lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp còn ít được thực hiện.

Tiếp tục thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm

a) Quán triệt, phổ biến đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và tổ chức triển khai tại cơ quan, đơn vị Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ và các văn bản liên quan về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.

b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan Nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác:

- Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và đơn vị trực thuộc phải sử dụng hệ thống thư điện tử của cơ quan Nhà nước để trao đổi văn bản. Ngoài các cơ quan đã có hệ thống thư riêng theo ngành, các cơ quan nhà nước phải sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh (...@caobang.gov.vn), không sử dụng thư điện tử trên các hệ thống miễn phí, có máy chủ đặt ở nước ngoài. Thực hiện nghiêm Quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Cao Bằng (ban hành kèm theo Quyết định số 75/QĐ-UBND ngày 14 tháng 01 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh);

- Các cơ quan đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng hệ thống này để trao đổi các thông tin; triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin qua mạng;

- Tăng cường phối hợp để gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc với các cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy;

- Sử dụng các trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của đơn vị hoặc Cổng thông tin điện tử của tỉnh để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến.

c) Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước:

- Tận dụng, phát huy hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có để quản lý, điều hành công việc, trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các cơ quan;

- Chú trọng vai trò cán bộ chuyên môn về công nghệ thông tin; có phương án tuyển dụng hoặc bố trí theo tinh thần chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh tại Công văn số 3297/UBND-NC ngày 30 tháng 11 năm 2012 về biên chế chuyên trách công nghệ thông tin;

- Khẩn trương ban hành quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình công việc của cơ quan, đơn vị;

- Hàng năm, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn để các cán bộ, công chức, viên chức có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, trước hết tập trung vào các nội dung nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

- Bảo đảm các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng;

- Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin, các quy định về an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng thư điện tử công vụ;

- Có kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử, bảo đảm không trùng lặp với các nội dung triển khai các hệ thống thông tin khác.

d) Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình hình sử dụng văn bản điện tử của cơ quan nhà nước:

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính;

- Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất, báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Thông tin và Truyền thông) kết quả thực hiện Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị này để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

2. Thủ trưởng cơ quan Nhà nước các cấp có trách nhiệm

a) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng;

b) Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan sử dụng văn bản điện tử; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này tại cơ quan, đơn vị;

c) Chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý nhà nước cấp trên về tình hình triển khai, thực hiện Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị này tại cơ quan, đơn vị mình.

3. Cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước có trách nhiệm

a) Thực hiện nghiêm các quy định của cơ quan trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

b) Sử dụng hộp thư điện tử công vụ đã được cấp để trao đổi văn bản điện tử trong công việc;

c) Thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả;

d) Chủ động đề xuất các sáng kiến nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc.

4. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm

a) Xây dựng lộ trình, kế hoạch và triển khai các nội dung nhằm đẩy mạnh sử dụng chữ ký số trong hoạt động của cơ quan Nhà nước các cấp nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng;

b) Triển khai công tác tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

c) Hướng dẫn, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh tình hình thực hiện Chỉ thị 15/CT-TTg và Quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tỉnh Cao Bằng (ban hành kèm theo Quyết định số 75/QĐ-UBND ngày 14 tháng 01 năm 2011 của Uỷ ban nhân dân tỉnh) của các sở, ban, ngành; Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố;

d) Duy trì hoạt động ổn định của hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh; có kế hoạch duy tu, bảo dưỡng, nâng cấp kỹ thuật bảo đảm năng lực phục vụ và bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho hệ thống.

5. Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm

Quy định cụ thể việc sử dụng văn bản điện tử đối với các loại tài liệu, văn bản hành chính giữa Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh với các sở, ban, ngành, huyện, thành phố phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành qua mạng của Lãnh đạo tỉnh.

6. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính có trách nhiệm

Ưu tiên bố trí kinh phí đủ, kịp thời từ ngân sách Nhà nước và các nguồn kinh phí khác để triển khai các nhiệm vụ, dự án xây dựng, duy trì hoạt động các hệ thống về quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử, chữ ký số, an toàn thông tin.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.