Chỉ thị 13/CT-UBND năm 2023 về đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG

Thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương đã có những chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác tham mưu, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương, góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị đã quán triệt và triển khai thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ, các Nghị định của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn của các Bộ, ngành Trung ương. Hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ cơ bản được hoàn thiện; việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử được quan tâm triển khai đồng bộ từ cấp tỉnh đến cấp xã; công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: Thủ trưởng một số cơ quan, tổ chức, địa phương chưa thật sự quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ; công tác quản lý văn bản đi, đến tại một số cơ quan, tổ chức còn thiếu chặt chẽ, khoa học; văn bản ban hành còn sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký ban hành; một số cơ quan, tổ chức chưa xây dựng danh mục hồ sơ; chưa thực hiện tốt việc lập hồ sơ công việc, thu thập hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định.

Nhằm tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp nhà nước, cơ quan Trung ương hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố nghiêm túc chỉ đạo triển khai thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm sau:

1. Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp nhà nước, cơ quan Trung ương hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

a) Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, giá trị tài liệu lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ điện tử trong giai đoạn đẩy mạnh xây dựng chính quyền điện tử và thực hiện chuyển đổi số hiện nay.

b) Tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; chú trọng công tác tự kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc, đảm bảo việc thực hiện thống nhất, đồng bộ và đúng quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương.

c) Thực hiện tốt công tác soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền; lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên phần mềm quản lý văn bản của tỉnh theo quy định.

d) Tổ chức sắp xếp, chỉnh lý khoa học tài liệu để phục vụ công tác tra cứu, cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Ưu tiên rà soát các tài liệu tồn đọng lâu năm để thực hiện chỉnh lý dứt điểm. Phối hợp với Sở Nội vụ để kiểm tra kết quả chỉnh lý nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ sau khi được tổ chức chỉnh lý đảm bảo quy trình và nghiệp vụ theo đúng quy định. Đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác chuyển đổi số. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lựa chọn các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đúng thời hạn theo quy định của Luật Lưu trữ.

đ) Trường hợp các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương và doanh nghiệp nhà nước thực hiện chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương, doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức quản lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định tại Điều 24 Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan.

e) Bố trí công chức, viên chức có chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo đúng vị trí việc làm. Tạo điều kiện cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đáp ứng yêu cầu xây dựng chính quyền điện tử và chuyển đổi số.

g) Rà soát, bố trí kho lưu trữ tài liệu đúng theo quy định nhằm đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; xây dựng hoặc sửa đổi phương án, nội quy phòng cháy, chữa cháy; trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lụt bão phù hợp với đặc điểm tình hình tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương.

h) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Kịp thời trao đổi, phối hợp với Sở Nội vụ để được hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo chặt chẽ, khoa học, đúng quy định.

2. Sở Nội vụ

a) Chủ động rà soát, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo kịp thời, thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản lý, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.

b) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; sử dụng phần mềm trong việc tạo lập cơ sở dữ liệu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định.

c) Xây dựng nội dung chương trình và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu thực tiễn, tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký số văn bản điện tử; lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; số hóa tài liệu lưu trữ...

d) Thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương; đề xuất khen thưởng kịp thời đối với các tập thể, cá nhân thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời kiểm điểm, xử lý trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân vi phạm trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý văn bản nhằm đảm bảo quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử từ việc tạo lập cơ sở dữ liệu, quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả, có đầy đủ chức năng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo quy định, đảm bảo an toàn an ninh thông tin, bảo quản và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử. Kết nối, tích hợp giữa phần mềm Quản lý văn bản và hệ thống giải quyết thủ tục hành chính trên phần mềm “một cửa”, đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và đưa vào lưu trữ đầy đủ, đúng thành phần hồ sơ, tài liệu.

b) Nâng cấp đường truyền hệ thống mạng đảm bảo việc liên thông, chuyển giao văn bản trên phần mềm nhanh chóng, phục vụ kịp thời công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành tại cơ quan, đơn vị. Chủ động phối hợp với các sở, ngành, địa phương rà soát trục liên thông văn bản điện tử, đảm bảo văn bản được liên thông giữa các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến cấp xã.

4. Sở Tài chính

Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương theo quy định của Luật Lưu trữ và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp nhà nước, cơ quan Trung ương hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan nghiêm túc triển khai thực hiện Chỉ thị này. Giao Sở Nội vụ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra và tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả thực hiện Chỉ thị theo định kỳ hằng năm./.