Chỉ thị 09/2008/CT-UBND chấn chỉnh công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Long An

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC CHẤN CHỈNH CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LONG AN

Ngày 28/6/2007, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 26/2007/QĐ-UBND ban hành kế hoạch triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2007, Nghị định này thay thế các quy định về chứng thực bản sao giấy tờ, chứng thực chữ ký trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Sau thời gian thực hiện việc chứng thực theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, công tác chứng thực trong tỉnh bước đầu đã có những chuyển biến tích cực, đáp ứng được yêu cầu của cá nhân và tổ chức.

Tuy nhiên, quá trình thực hiện còn tồn tại và thiếu sót như: một số nơi, cán bộ thực hiện chứng thực còn hạn chế về năng lực chuyên môn nên có trường hợp do nhận thức không đúng, tham mưu giải quyết sai thẩm quyền chứng thực, nhất là việc chứng thực cả các hợp đồng giao dịch về động sản; xác định nhầm lẫn các loại việc chứng thực; chưa tuân thủ các quy định về ghi chép sổ chứng thực hoặc không mở các loại sổ chứng thực; không lưu trữ các hồ sơ theo quy định phải lưu trữ hoặc lưu trữ không bảo đảm an toàn, khoa học làm nguồn tài liệu cho công tác khai thác, kiểm tra về sau; việc thu, quản lý, sử dụng lệ phí chứng thực hầu hết các địa phương đều lúng túng và chưa thực hiện thống nhất…

Để bảo đảm công tác chứng thực được thực hiện đúng theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, khắc phục những hạn chế thiếu sót nêu trên, UBND tỉnh Chỉ thị như sau:

1. Sở Tư pháp:

a) Giúp Hội đồng Phối hợp công tác phổ biến giáo dục pháp luật tỉnh tổ chức thực hiện việc phổ biến, tuyên truyền nội dung Nghị định số 79/2007/NĐ-CP bảo đảm đúng mục đích, yêu cầu tại Quyết định số 26/2007/QĐ-UBND ngày 28/6/2007 của UBND tỉnh ban hành kế hoạch triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

b) Tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định kèm theo Quy định về thủ tục, trình tự thực hiện chứng thực trên địa bàn tỉnh thay thế nội dung về chứng thực trong Quyết định số 51/2006/QĐ-UBND ngày 07/11/2006 của UBND tỉnh Long An ban hành Quy định về trình tự, thủ tục và thời hạn thực hiện công chứng, chứng trên địa bàn tỉnh Long An.

c) Phối hợp cùng các cơ quan có liên quan tổ chức tập huấn định kỳ hàng năm về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực ở hai cấp huyện, xã; nhằm giúp cho các địa phương thực hiện thống nhất về trình tự, thủ tục trong công tác chứng thực.

d) Tổ chức kiểm tra thường xuyên để phát hiện những sai sót, tồn tại, qua đó kịp thời đề xuất giải pháp khắc phục, chấn chỉnh công tác chứng thực của địa phương.

đ) Hướng dẫn nghiệp vụ cho Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã thực hiện công tác chứng thực đúng thẩm quyền và tuân thủ trình tự, thủ tục theo luật định; kịp thời báo cáo, để được cơ quan chuyên môn cấp trên hướng dẫn, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc phát sinh.

2. UBND các huyện, thị xã:

- Chỉ đạo Hội đồng phối hợp công tác phổ biến giáo dục pháp luật huyện lồng ghép vào chương trình công tác của mình tiếp tục tuyên truyền, phổ biến nội dung Nghị định số 79/2007/NĐ-CP trong cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân để mọi người biết, chấp hành đúng quy định của Nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

Rà soát lại biên chế và năng lực cán bộ, các điều kiện về cơ sở vật chất của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trên địa bàn để bố trí đủ nhân lực giải quyết kịp thời khối lượng công việc được giao, có biện pháp khắc phục những hạn chế, yếu kém về cán bộ và điều kiện phương tiện làm việc, đặc biệt chú ý đến công tác lưu trữ nhằm giúp cho công tác chứng thực đáp ứng được yêu cầu và tăng hiệu quả phục vụ.

- Chỉ đạo Phòng Tư pháp chấn chỉnh công tác chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài hoặc song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài); chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản được lập bằng tiếng nước ngoài và các giấy tờ, văn bản song ngữ; xây dựng và quản lý đội ngũ cộng tác viên dịch thuật theo các tiêu chuẩn quy định, thông báo công khai danh sách cộng tác viên dịch thuật. Đối với các nơi không có đội ngũ cộng tác viên dịch thuật, các Phòng Tư pháp căn cứ theo tiêu chuẩn về trình độ người dịch nêu trên để chứng thực chữ ký theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP;

Nâng cao trách nhiệm giúp UBND huyện, thị thực hiện quản lý Nhà nước về công tác chứng thực trong địa phương như: hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác chứng thực cho UBND cấp xã; thực hiện tự kiểm tra, kiểm tra công tác chứng thực tại địa bàn của mình để kịp thời chấn chỉnh, khắc phục, xử lý những sai phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo; tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công tác chứng thực tại địa phương báo cáo Sở Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

- Chỉ đạo UBND xã - phường - thị trấn có trách nhiệm tổ chức thực hiện tốt việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký theo thẩm quyền quy định; tiếp tục thực hiện chứng thực các loại việc mà Nghị định 79/2007/NĐ-CP không quy định nhưng được quy định tại Luật Đất đai năm 2003, Bộ luật Dân sự 2005, Luật Nhà ở năm 2005; tuyệt đối không được chứng thực các hợp đồng giao dịch về động sản; bố trí đủ cán bộ có trình độ giúp UBND thực hiện trong công tác chứng thực; bảo đảm thường xuyên có người trực nhận, giải quyết kịp thời và đúng quy định các yêu cầu về chứng thực của tổ chức, công dân; bảo đảm phương tiện vật chất cần thiết cho công tác chứng thực.

- Việc tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực ở hai cấp huyện, xã phải đúng theo trình tự, thời hạn mà pháp luật quy định; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.

3. Sở Tài chính: chủ trì, phối hợp cùng các cơ quan hữu quan hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực để thực hiện thống nhất, đồng bộ trong toàn tỉnh; đồng thời có kế hoạch bố trí kinh phí, hỗ trợ đầu tư trang thiết bị cho công tác chứng thực.

4. Báo Long An, Đài Phát thanh và Truyền hình Long An, Đài Truyền thanh các huyện, thị xã tiếp tục thông tin, tuyên truyền sâu rộng nội dung Nghị định 79/2007/NĐ-CP để nhân dân hiểu và thực hiện đúng quy định pháp luật.

Nhận được Chỉ thị này, yêu cầu Thủ trưởng các ngành các cấp tổ chức triển khai thực hiện, Sở Tư pháp có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và định kỳ báo cáo kết quả UBND tỉnh./.