Chỉ thị 08/2001/CT-NHNN về chấn chỉnh và nâng cao chất lượng công tác văn thư và lưu trữ trong ngành ngân hàng do Thống đốc Ngân hàng nhà nước ban hành

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC CHẤN CHỈNH VÀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG NGÀNH NGÂN HÀNG

Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí và vai trò quan trọng, nhằm bảo đảm việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý và hoạt động của mọi cơ quan, đơn vị. Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của đơn vị được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất và chất lượng, giữ gìn bí mật Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và sự lợi dụng các sơ hở trong quản lý để làm những việc trái pháp luật. Quán triệt tinh thần trên, trong những năm qua, các đơn vị trong ngành Ngân hàng đã có nhiều cố gắng và đã đạt được nhiều thành tích trong việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, góp phần tích cực vào thành tích chung của ngành Ngân hàng trong thời kỳ đổi mới vừa qua.

Tuy nhiên, qua kiểm tra thực tế tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại một số đơn vị trong ngành cho thấy, công tác văn thư, lưu trữ hiện nay vẫn còn nhiều tồn tại và bất cập. Việc ban hành văn bản chưa đúng quy trình và thể thức theo quy định; việc luân chuyển, xử lý công văn, tài liệu còn chậm, hiện tượng sai sót, thất lạc vẫn còn xảy ra; nhiều đơn vị chưa làm tốt công tác thu thập, chỉnh lý và bảo quản tập trung hồ sơ, tài liệu. Việc thực hiện ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn thư, lưu trữ còn chậm và hạn chế. Nhiều đơn vị còn lúng túng trong việc xác định chủng loại tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Thành phố. Những tồn tại và bất cập trên đã gây trở ngại và làm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động và sự chỉ đạo, điều hành, kiểm tra giám sát việc thực hiện nhiệm vụ quản lý, kinh doanh của ngành.

Để khắc phục tình trạng trên, đồng thời để triển khai thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ban hành ngày 04/4/2001, và nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Ngân hàng, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nước, các doanh nghiệp trực thuộc, Tổng giám đốc các NHTM Nhà nước, Tổng Công ty vàng bạc đá quý Việt Nam, Quỹ tín dụng Nhân dân Trung ương, Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam chỉ đạo thực hiện ngay một số việc cấp bách sau đây:

1- Tổ chức quán triệt và triển khai thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước và của Ngành trong toàn đơn vị.

2- Kiểm tra và chấn chỉnh lại công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị và trong hệ thống do mình quản lý. Thực hiện đúng và đầy đủ các quy định của Nhà nước và của ngành về công tác văn thư, lưu trữ. Từng đơn vị phải đề ra những quy định cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với nhiệm vụ, đặc điểm và điều kiện của đơn vị trên cơ sở quy định chung của Nhà nước và của ngành. Thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm chính về việc làm hư hỏng, thất lạc, mất mát hồ sơ tài liệu tại đơn vị.

3- Trong khi chờ bổ sung, sửa đổi một số điểm quy định tại Quyết định số 252/NH-QĐ ngày 28/12/1993 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng, các đơn vị vẫn tiếp tục thực hiện việc phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu có giá trị và tiến hành tiêu huỷ những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản theo quy định hiện hành. Trong quá trình thực hiện cần kết hợp với những quy định tại Quyết định số 63/QĐ-NH2 ngày 22/3/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành quy định về bảo quản chứng từ kế toán của Ngân hàng Nhà nước và Quyết định số 308/QĐ-NH2 ngày 16/9/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng.

4- Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phối hợp với các Trung tâm Lưu trữ Nhà nước trên địa bàn để thực hiện hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 507/LTNN-NVTW ngày 22/10/2001 về việc quản lý tài liệu lưu trữ lâu dài trong hệ thống Ngân hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động của mình.

5- Bố trí cán bộ có năng lực, đã qua đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có phẩm chất đạo đức tốt làm công tác văn thư, lưu trữ. Phải phân công rõ ràng cho ít nhất 01 cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ (nếu đơn vị có qui mô hoạt động lớn phải bố trí cán bộ văn thư riêng, cán bộ lưu trữ riêng). Những cán bộ làm công tác này được hưởng mọi chế độ, quyền lợi về tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, bồi dưỡng độc hại, bảo hộ lao động theo quy định của nhà nước.

6- Tại trụ sở chính Ngân hàng Nhà nước, các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Văn phòng đại diện Ngân hàng Nhà nước tại Thành phố Hồ Chí Minh, các doanh nghiệp trực thuộc, các Ngân hàng thương mại Nhà nước, Tổng Công ty Vàng bạc đá quý Việt Nam, Quỹ tín dụng Nhân dân Trung ương, Bảo hiểm Tiền gửi Việt Nam phải bố trí đủ kho tàng và các trang thiết bị chuyên dùng cần thiết để bảo quản tập trung hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Thường xuyên kiểm tra tình trạng của kho lưu trữ để bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu.

7- Văn phòng Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm làm đầu mối tổ chức rà soát và soạn thảo bổ sung, chỉnh sửa các văn bản quy phạm pháp luật của ngành cho phù hợp với Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và yêu cầu về công tác văn thư, lưu trữ của ngành hiện nay; thường xuyên kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, định kỳ tiến hành sơ kết, tổng kết việc thực hiện công tác này; phối hợp với Cục Công nghệ tin học Ngân hàng và các đơn vị liên quan khẩn trương thực hiện ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn thư, lưu trữ, áp dụng thống nhất trong ngành; phối hợp với Vụ Tổ chức Cán bộ và Đào tạo lập và thực hiện kế hoạch đào tạo, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ.

Thống đốc Ngân hàng Nhà nước yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị trong toàn ngành tổ chức triển khai thực hiện chỉ thị này. Nếu có vấn đề vướng mắc, khó khăn cần phản ánh kịp thời về Ngân hàng Nhà nước Trung ương để xử lý. Văn phòng Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện Chỉ thị này và báo cáo Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.