Chỉ thị 03/CT-NH2 về chấn chỉnh công tác thanh toán liên hàng và cập nhật công tác kế toán trong ngành Ngân hàng do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC CHẤN CHỈNH CÔNG TÁC THANH TOÁN LIÊN HÀNG VÀ CẬP NHẬT CÔNG TÁC KẾ TÓAN TRONG NGÂN HÀNG

Kể từ khi triển khai thực hiện thanh toán liên hàng qua mạng máy tính theo công văn số 432/CV-NH2 ngày 26-10-1992 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, công tác thanh toán đã có sự chuyển biến đáng kể: Rút ngắn thời gian thanh toán qua Ngân hàng, vốn chu chuyển qua Ngân hàng tăng nhanh hơn, phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của khách hàng và ngày càng tốt hơn, hiệu quả hơn. Tuy nhiên tốc độ thanh toán liên hàng như hiện nay vẫn chưa đáp ứng kịp với yêu cầu của nền kinh tế, có nhiều chuyển tiền bị chậm trễ, thanh toán tới 2-3 ngày, thậm chí có trường hợp tới 4-5 ngày và còn tồn tại nhiều vấn đề cần được giải quyết như: Việc luân chuyển chứng từ, truyền tin giữa các bộ phận trong một Ngân hàng, giữa Ngân hàng A và Ngân hàng B chưa kịp thời, còn chậm trễ và lúng túng, nhiều nơi không phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận trong xử lý chuyển tiền.

Để "Cải tiến công tác thanh toán" và nhằm khắc phục những tồn tại nói trên, đẩy nhanh tốc độ thanh toán liên hàng tiến tới tất cả các chuyển tiền được Ngân hàng A và Ngân hàng B hạch toán cập nhật đi và đến trong cùng ngày, các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố, và các Ngân hàng Thương mại Quốc doanh, Ngân hàng Thương mại Cổ phần, Ngân hàng liên doanh, Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam (từ đây gọi tắt là TCTD) thực hiện một số nội dung dưới đây:

1- Tổ chức và bố trí thời gian làm việc của một số bộ phận cho thích hợp:

1.1- Các Ngân hàng cần xem xét bố trí lại bộ phận chuyển và nhận chứng từ thanh toán qua Ngân hàng cho hợp lý, giảm bớt các khâu trung gian. Tất cả các công việc liên quan đến chuyển, nhận chứng từ chuyển tiền như: lập giấy báo liên hàng đi, tính ký hiệu mật, nhập dữ liệu vào máy, kiểm soát và truyền file liên hàng đi (ở NHA) cũng như nhận file liên hàng đến, in ra, kiểm tra ký hiệu mật, hạch toán vào các tài khoản thích hợp (ở NHB) phòng kế toán phải thực hiện cập nhật trong ngày (kể cả việc khoá sổ, lập cân đối ngày).

Để phù hợp với thời gian giao dịch của khách hàng, Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước - Tổng giám đốc, Giám đốc Tổ chức tín dụng cần bố trí lại thời gian làm việc buổi chiều của phòng Kế toán và phòng Tin học giữa các Ngân hàng trên địa bàn để đảm bảo các chứng từ được xử lý cập nhật trong ngày. Đối với các Ngân hàng ở các tỉnh, thành phố có khối lượng giao dịch chứng từ nhiều như thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Hải Phòng, Quảng Nam - Đà Nẵng, Cần Thơ, Nghệ An, Quảng Ninh, Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu... phải nghiên cứu bố trí lại thời gian làm việc buổi chiều của bộ phận kế toán và bộ phận Tin học để các khoản chuyển tiền được hạch toán tại Ngân hàng A và Ngân hàng B trong cùng ngày, giờ làm việc buổi chiều hàng ngày của bộ phận kế toán và tin học của các Ngân hàng có thể bố trí bắt đầu từ 14 giờ 30 đến 18 giờ 30. Các tỉnh miền núi nếu khối lượng chứng từ phát sinh ít (chứng từ khách hàng chuyển tiền đi) và số chuyển tiền do Trung tâm thanh toán liên hàng (hoặc CIB) chuyển đến ít thì không phải thay đổi giờ làm việc của bộ phận Kế toán và bộ phận tin học.

1.2- Thời gian giao nhận chứng từ, truyền, nhận tin:

Đối với các Ngân hàng miền núi hoặc Ngân hàng các tỉnh có khối lượng chứng từ ít, việc chuyển tiền không nhiều, thì giờ làm việc buổi chiều của phòng Kế toán và phòng Tin học vẫn thực hiện như thường lệ, chưa thay đổi giờ làm việc buổi chiều.

Đối với Ngân hàng các tỉnh, thành phố có sự thay đổi giờ làm việc buổi chiều của phòng Kế toán và phòng Tin học như đã nói ở trên (các Ngân hàng thành phố Hà nội, thành phố Hồ Chí Minh, Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Hải Phòng, Quảng Nam - Đà Nẵng, Cần Thơ, Nghệ An, Quảng Ninh, Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu...) thì phải thông báo bằng văn bản cho Trung tâm kiểm soát và đối chiếu liên hàng trong hệ thống và thực hiện thanh toán liên hàng với nhau theo quy định sau đây:

1.2.1- Tại các Ngân hàng A:

a- Tại Tổ chức tín dụng A: Chỉ nhận chuyển tiền của khách hàng tối đa đến 15 giờ 30 hàng ngày (sau 15 giờ 30 vẫn thực hiện nhận nhưng phải thông báo cho khách hàng biết sẽ chuyển vào sáng hôm sau):

- Đối với các chuyển tiền ngoài hệ thống: phải làm thủ tục chuyển tiền ngay và phải hoàn tất việc chuyển chứng từ sang Ngân hàng Nhà nước chậm nhất vào lúc 16 giờ 30.

- Đối với các chuyển tiền trong hệ thống: phải truyền file liên hàng đi Ngân hàng B hoặc trung tâm thanh toán liên hàng (nếu quy trình thanh toán liên hàng phải thực hiện truyền qua trung tâm thanh toán liên hàng) trước 17 giờ.

Trường hợp có nhiều chuyển tiền cùng một lúc thì thực hiện theo trật tự như sau:

- Các chuyển tiền ngoài hệ thống hoặc phải qua Ngân hàng Nhà nước thì phải xử lý trước, sau đó mới đến các chuyển tiền trong hệ thống.

- Các chuyển tiền lớn từ 100 triệu đồng trở lên hoặc các khoản chuyển tiền yêu cầu chuyển gấp phải cho đi trước, sau đó mới đến các chuyển tiền với giá trị nhỏ hơn.

- Chuyển tiền trong hệ thống cũng phải thực hiện chuyển tiền giữa 2 miền Nam, Bắc chuyển trước, sau đó mới đến các chuyển tiền trong nội bộ miền (Bắc hoặc Nam).

b. Tại Ngân hàng Nhà nước A: chỉ nhận chứng từ chuyển tiền của các Tổ chức tín dụng và của khách hàng đến 16 giờ 30 và phải hoàn thành các thủ tục chuyển tiền và truyền file liên hàng đi tới Trung tâm tin học Ngân hàng (CIB, CIB1) trước 17 giờ 20 cùng ngày.

Trường hợp có nhiều chuyển tiền cùng một lúc thì cũng được thực hiện theo trật tự sau:

- Các chuyển tiền giữa hai miền Nam, Bắc phải truyền trước, sau đó mới đến các chuyển tiền trong nội bộ miền (Bắc hoặc Nam).

- Các chuyển tiền lớn từ 100 triệu đồng trở lên hoặc các khoản chuyển tiền yêu cầu chuyển gấp phải cho đi trước, sau đó mới đến các chuyển tiền với giá trị nhỏ hơn.

Chú ý: Mọi chuyển tiền sau khi nhận của khách hàng phải làm thủ tục chuyển đi ngay không được để dồn vào một lúc hoặc đợi nhiều mới chuyển đi.

1.2.2- Tại các Ngân hàng B:

a. Tại Ngân hàng Nhà nước B: Khi nhận được file liên hàng do CIB truyền sau 16 giờ 30 phải hạch toán ngay trong ngày. Các chuyển tiền cho tổ chức tín dụng, Ngân hàng Nhà nước phải hạch toán ngay và chuyển giấy báo có cho Tổ chức tín dụng trước 18 giờ.

b. Tại Tổ chức tín dụng B: Khi nhận được khoản chuyển tiền do Ngân hàng Nhà nước, hoặc Ngân hàng A (trong hệ thống) chuyển đến sau 16 giờ 30 thì cũng phải hạch toán ngay trong ngày.

1.3- Tại Trung tâm Tin học Ngân hàng (Trung tâm Tin học Ngân hàng và Trung tâm Tin học Ngân hàng khu vực I của Ngân hàng Nhà nước) và trung tâm thanh toán liên hàng (của các Tổ chức tín dụng): cần tổ chức lại bộ phận nhận tin và truyền tin liên hàng để đảm bảo thông suốt, khi nhận được các file liên hàng do Ngân hàng trong hệ thống truyền đến phải truyền đi ngay, đảm bảo nhận tin, truyền tin được liên tục không được chậm trễ, không để thành đợt hoặc phiên (không đợi khi có nhiều khoản chuyển tiền) mới thực hiện truyền đi. Thời gian làm việc của bộ phận truyền tin phải liên tục từ 7 giờ 30 đến 18 giờ 30 (không kể thời gian nghỉ trưa) để truyền tin cho Ngân hàng A và Ngân hàng B và phải thực hiện truyền hết file liên hàng đến trong ngày trước 17 giờ 40, nhất thiết không được để sang ngày hôm sau.

2- Áp dụng các phương pháp chuyển tiền thích hợp để đáp ứng yêu cầu thanh toán nhanh của khách hàng.

Các Ngân hàng đảm bảo phục vụ khách hàng một cách thuận tiện, nhanh chóng, tạo thuận lợi cho khách hàng trong quá trình thanh toán và được dùng các phương pháp chuyển tiền sau đây:

2.1- Chuyển tiền qua mạng máy vi tính hoặc Telex của Ngân hàng, các Ngân hàng cần ưu tiên trang thiết bị kỹ thuật tin học, bộ phận truyền tin phải có thêm một bộ máy dự phòng chạy song song với bộ máy chính để khi máy chính có sự cố thì sử dụng bộ máy dự phòng để truyền tin, bảo đảm việc truyền tin về liên hàng trong hệ thống luôn được thông suốt. Trường hợp do có sự cố (hỏng máy, đường truyền bị hỏng, mất điện...) không thực hiện truyền tin được thì Ngân hàng phải thực hiện chuyển ngay bằng điện báo qua Bưu điện.

2.2- Chuyển tiền điện qua bưu điện: việc chuyển tiền điện qua bưu điện phải thực hiện theo chế độ thanh toán liên hàng hiện hành.

2.3- Chuyển tiền bằng thư trực tiếp giữa Ngân hàng A và Ngân hàng B.

Trường hợp Ngân hàng A và Ngân hàng B ở trong cùng một địa bàn (quận, thị xã) có điều kiện trao đổi chứng từ trực tiếp với nhau hoặc khi khách hàng yêu cầu. Thủ tục nghiệp vụ kế toán chuyển tiền bằng thư thực hiện theo chế độ thanh toán liên hàng hiện hành.

Các bộ phận chuyển tiền (cả đi và đến) khi nhận được chứng từ chuyển tiền của khách hàng phải xử lý ngay, không được để chậm trễ hoặc thất lạc chứng từ. Nếu đơn vị hoặc cá nhân nào thực hiện sai các chế độ kế toán gây chậm trễ trong thanh toán liên hàng phải chịu phạt theo mức phạt chậm trả và xử phạt hành chính theo chế độ xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán và thống kê hiện hành.

3. Trung tâm Tin học Ngân hàng phải nhanh chóng triển khai rộng rãi chương trình phần mềm kết nối giữa kế toán giao dịch và kế toán thanh toán chuyển tiền để xử lý ONLINE (tự động) tại các Ngân hàng Nhà nước còn lại và nghiên cứu xây dựng chương trình phần mềm kết nối giữa khâu hạch toán với truyền tin và ngược lại để tăng nhanh thời gian thanh toán; giảm bớt các khâu trung gian trong truyền, nhận file liên hàng, không phải qua nhiều bộ phận xử lý thông tin như hiện nay.

4- Chấn chỉnh công tác thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố: Các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố và các Tổ chức tín dụng phải triển khai thực hiện thanh toán bù trừ theo đúng Quyết định số 181/QĐ - NH2 ngày 10-10-1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước một cách hiệu quả hơn, cụ thể:

4.1- Tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ trên địa bàn, các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố tổ chức tăng số phiên thanh toán bù trừ và giao nhận chứng từ trong ngày, những tỉnh có khối lượng giao dịch thanh toán ít (các tỉnh miền núi) phải tổ chức ít nhất 1 ngày 1 phiên; các tỉnh, thành phố có khối lượng giao dịch thanh toán vừa tổ chức ít nhất 1 ngày 2 phiên; các thành phố lớn (thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Quảng Nam - Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ, Nghệ An, Quảng Ninh, Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu...) tổ chức ít nhất 1 ngày 3 phiên để tạo điều kiện cho việc xử lý chứng từ và hạch toán vào tài khoản của các Tổ chức tín dụng được kịp thời trong ngày. Đối với những nơi đã thực hiện thanh toán bù trừ trên mạng vi tính thì cần tổ chức truyền tin nhiều lần trong ngày, tổ chức hạch toán kịp thời nhưng phải an toàn và phải tổ chức giao nhận chứng từ trong ngày.

4.2- Đối với những khoản chuyển tiền có giá trị lớn từ 100 triệu đồng trở lên phải được chuyển đi ngay, không đợi tới phiên thanh toán bù trừ; Các khoản chuyển tiền nhận của khách hàng trước giờ khoá sổ (trước 15 giờ 30) nhưng sau phiên thanh toán bù trừ cũng phải chuyển ngay trong ngày theo thời gian quy định tại điểm 2 chỉ thị này, không để đến ngày hôm sau.

5- Vụ Kế toán - Tài chính Ngân hàng Nhà nước khẩn trương nghiên cứu hoàn chỉnh chế độ thanh toán liên hàng mới và phối hợp với Trung tâm Tin học Ngân hàng nhanh chóng nghiên cứu để phù hợp với trình độ cơ giới hoá Ngân hàng hiện nay, có quy trình xử lý tự động về hạch toán và lập giấy báo liên hàng trên máy tính và sửa đổi mẫu chứng từ chuyển tiền của khách hàng lập để làm chứng từ thanh toán liên hàng đảm bảo phù hợp với việc ứng kỹ thuật tin học vào lĩnh vực kế toán và thanh toán của Ngân hàng.

Tổng Giám đốc, Giám đốc các Tổ chức tín dụng, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan ở Ngân hàng Nhà nước Trung ương, Giám đốc các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trong phạm vi trách nhiệm của mình, tổ chức thực hiện nghiêm chỉ thị này, kể từ ngày 01-6-1995.