Chỉ thị 03/2000/CT-BCN về việc đẩy mạnh xây dựng phông lưu trữ Bộ Công nghiệp do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ban hành

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC ĐẨY MẠNH XÂY DỰNG PHÔNG LƯU TRỮ BỘ CÔNG NGHIỆP

Bộ Công nghiệp được thành lập trên cơ sở hợp nhất ba Bộ: Công nghiệp nặng, Công nghiệp nhẹ và Năng lượng theo Nghị quyết Quốc hội khoá IX kỳ họp thứ 8 và hoạt động theo Nghị định số 74/CP ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Chính phủ. Cùng với sự ra đời của Bộ Công nghiệp, phông Lưu trữ Bộ Công nghiệp được hình thành và thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.

Phông lưu trữ Bộ Công nghiệp gồm toàn bộ những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội, lịch sử... được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước (gồm các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ). Đó là tài sản Nhà nước hết sức quan trọng và quý giá mà mọi người có nghĩa vụ và trách nhiệm xây dựng, giữ gìn, bảo vệ chu đáo.

Để xây dựng phông lưu trữ Bộ Công nghiệp theo các quy định của Nhà nước (Nghị định 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ, Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ngày 30 tháng 11 năm 1982 của Hội đồng Nhà nước, Chỉ thị 726/TTg ngày ngày 0 4 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lưu trữ trong thời gian tới), Bộ trưởng Bộ Công nghiệp đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật để chỉ đạo và thực hiện công tác này; cụ thể:

- Chỉ thị 01/CT-VP ngày 01 tháng 12 năm 1995 quy định xử lý và quản lý hồ sơ, tài liệu của các Bộ tiền nhiệm: Công nghiệp nặng, Công nghiệp nhẹ và Năng lượng;

- Quyết định 1478/QĐ-VP ngày 03 tháng 6 năm 1996 ban hành danh mục hồ sơ tài liệu hàng năm của cơ quan Bộ;

- Chỉ thị 01/1998/CT-BCN ngày 22 tháng 01 năm 1998 về tăng cường chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ trong ngành;

- Quyết định 24/1998/QĐ-VP ngày 11 tháng 4 năm 1998 bổ sung danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu hàng năm của Bộ Công nghiệp.

Ngoài ra, để phục vụ xây dựng phông lưu trữ, Bộ đã kết hợp với Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho hầu hết các cán bộ lãnh đạo của các Vụ, Thanh tra, Văn phòng và công chức trong cơ quan Bộ.

Sau gần 5 năm kể từ ngày thành lập Bộ, phông lưu trữ Bộ Công nghiệp đang được xây dựng và củng cố, hoàn thiện theo hướng hiện đại.

Theo quy định của Nhà nước và của Bộ, Văn phòng Bộ đã thường xuyên nhận hồ sơ, tài liệu của các Vụ, Thanh tra Bộ và Văn phòng Bộ (là những cơ quan có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ để xây dựng phông Lưu trữ Bộ Công nghiệp).

Nhìn chung, các cơ quan đã ý thức được trách nhiệm về giao nhận hồ sơ, tài liệu; đã giao nộp hồ sơ tài liệu thường xuyên, nghiêm túc. Hàng năm, lãnh đạo các cơ quan Bộ đã chỉ đạo và tổ chức để toàn thể cán bộ trong cơ quan mình nộp đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo Danh mục hồ sơ đã được Bộ duyệt. Thanh tra Bộ là đơn vị thực hiện tốt công tác này.

Một số cơ quan giao nộp hồ sơ, tài liệu chưa thường xuyên, còn lẻ tẻ (Vụ Tài chính-Kế toán, Vụ Kế hoạch và Đầu tư, Vụ Tổ chức-Cán bộ, Văn phòng Bộ).

Thậm chí, có cơ quan sau gần 5 năm hoạt động vẫn chưa nộp hồ sơ, tài liệu (Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Quản lý công nghệ và chất lượng sản phẩm).

Riêng Vụ Pháp chế mới thành lập và hoạt động từ tháng 2 năm 1998 (theo Quyết định số 08/1998/QĐ-BCN ngày 14 tháng 02 năm 1998); theo quy định thì việc giao nộp hồ sơ, tài liệu sẽ được tiến hành vào cuối năm 2000.

Tình trạng các chuyên viên chưa lập hồ sơ công việc là phổ biến. Do không lập hồ sơ công việc nên công văn giấy tờ để lẫn lộn, thất lạc, khi cần tra tìm rất khó khăn; đến thời hạn giao nộp hồ sơ, không có hồ sơ để nộp. ở một số cơ quan, còn tình trạng công văn, giấy tờ xếp thành đống, thành bó, chưa được chỉnh lý để bảo quản, sử dụng. Không ít trường hợp cán bộ về hưu hoặc chuyển đi cơ quan khác, giao lại cả đống tài liệu, làm cho Lưu trữ Bộ phải tiến hành chỉnh lý, gây tốn kém kinh phí và thời gian.

Những thiếu sót, khuyết điểm trên đã làm cho Phông lưu trữ của Bộ chậm được xây dựng hoàn chỉnh, vi phạm những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ và dẫn đến làm thất lạc hồ sơ, tài liệu... Đó là biểu hiện của tình trạng yếu kém về nhận thức nghiệp vụ, cần được khắc phục một cách nghiêm túc.

Để khắc phục những thiếu sót trên, đẩy mạnh việc xây dựng phông lưu trữ Bộ Công nghiệp theo hướng hiện đại như tinh thần Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị của Bộ, Bộ yêu cầu các cơ quan chức năng thuộc Bộ thực hiện một số công việc sau:

1- Các đồng chí Thủ trưởng các Vụ, Thanh tra Bộ và Văn phòng Bộ phải trực tiếp chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc, công tác giao nộp hồ sơ công việc hoàn thành, tài liệu của cơ quan mình theo Danh mục Bộ đã ban hành để xây dựng phông Lưu trữ Bộ Công nghiệp.

2-Toàn thể cán bộ, công chức và nhân viên trong cơ quan Bộ có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình thụ lý, cuối mỗi năm phải nộp cho lưu trữ Cơ quan các hồ sơ, tài liệu các công việc đã xong và danh mục những hồ sơ, tài liệu đang giữ lại để theo dõi, nghiên cứu tiếp. Không một đơn vị hoặc cá nhân nào được chiếm giữ các hồ sơ, tài liệu để dùng riêng hoặc huỷ hoại hồ sơ, tài liệu ấy.

3- Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc của công chức các đơn vị khối cơ quan Bộ; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước; phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ hiệu quả theo yêu cầu của công chức trong cơ quan và các đối tượng được sử dụng tài liệu lưu trữ khác.

4- Đối với các quy định về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, Văn phòng Bộ phối hợp với Vụ Pháp chế sửa đổi bổ sung, hoặc xây dựng văn bản mới cho phù hợp với quy định của Nhà nước và đặc thù của ngành.

5- Văn phòng Bộ phối hợp với Vụ Tổ chức-Cán bộ tổ chức lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác Văn phòng (trọng tâm là công tác xây dựng, ban hành văn bản và lập hồ sơ công việc) cho cán bộ Cơ quan Bộ.

6- Vụ Tài chính Kế toán, Vụ Kế hoạch- Đầu tư và Văn phòng Bộ có trách nhiệm lập kế hoạch và dự toán Ngân sách phục vụ nâng cấp kho lưu trữ Bộ, mua sắm các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bố trí kinh phí cho công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu và ứng dụng công nghệ tin học vào công tác này.

7- Từ nay đến cuối năm 2000, các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ phải hoàn thành công tác giao nộp vào Lưu trữ Bộ những hồ sơ, tài liệu đã hoàn thành của cơ quan mình từ tháng 11 năm 1995 đến 31 tháng 12 năm 1999 để bảo quản, phục vụ khai thác chung.

Cuối quý I năm 2001, Văn phòng Bộ tổng kết và báo cáo Lãnh đạo Bộ tình hình xây dựng phông lưu trữ Bộ Công nghiệp theo tinh thần Chỉ thị này.

Các đồng chí Thủ trưởng các cơ quan chức năng thuộc Bộ chịu trách nhiệm phổ biến đến từng cán bộ, công chức và nhân viên có liên quan đến công văn, tài liệu và tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.