Chỉ thị 02/2006/CT-UBND tập trung tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ nhà nước do tỉnh Quảng Nam ban hành

CHỈ THỊ

TẬP TRUNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Công tác văn thư lưu trữ nhà nước trên địa bàn tỉnh trong thời gian qua có nhiều chuyển biến góp phần phục vụ sự chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế xã hội. Tuy nhiên, việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ còn nhiều hạn chế: Văn bản ban hành còn chưa đúng thẩm quyền, thể thức; văn bản đến, đi giải quyết, chuyển giao không kịp thời; văn bản cần tra tìm còn nhiều khó khăn đã ảnh hưởng lớn sự chỉ đạo, điều hành. Nguyên nhân chính là do các cấp, các ngành chưa thực sự quan tâm; có nơi buông lỏng quản lý trên lĩnh vực này. Để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành, các doanh nghiệp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã cần tập trung tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ, cụ thể như sau:

1. Tập trung công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước, đảm bảo văn bản được ban hành đúng với trình tự, thủ tục, thẩm quyền theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004, đúng với thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Tổ chức quán triệt công tác soạn thảo văn bản cho cán bộ công chức, thông báo số lượng văn bản sai, tiến tới thực hiện việc hoàn trả những văn bản đến không đảm bảo thể thức và thẩm quyền.

2. Tăng cường trách nhiệm quản lý văn bản đến, văn bản đi theo đúng quy định tại Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Văn bản đến được giao tận nơi, được theo dõi tiến độ xử lý theo đúng yêu cầu thời gian của văn bản và quy định thời hạn xử lý của từng đơn vị; khắc phục tình trạng văn bản đến hạn nhưng chưa giải quyết. Văn bản đi được sao, in, nhân bản, đóng dấu đúng thể thức; phát hành, chuyển giao kịp thời, đúng đối tượng. Tổ chức nền nếp việc báo cáo văn bản đến hạn nhưng chưa giải quyết; theo dõi, kiểm tra việc chuyển giao, ký nhận văn bản đi.

3. Thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành đảm bảo thời gian theo quy định; tập trung quản lý hồ sơ khép kín từ văn thư vào lưu trữ theo vòng đời của hồ sơ, tài liệu, góp phần tiết kiệm công sức và kinh phí chỉnh lý tài liệu khi đưa vào lưu trữ. Quy định trách nhiệm cán bộ công chức lập hồ sơ công việc, xây dựng danh mục hồ sơ và tổ chức lập hồ sơ theo danh mục thuộc lĩnh vực được phân công; thực hiện đưa văn bản chính và hồ sơ trình ký vào từng hồ sơ theo danh mục.

4. Đẩy mạnh công tác thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các Kho lưu trữ huyện, thị xã. Xác định kết quả thu thập hàng năm bằng mét giá. Xây dựng kho tàng, trang thiết bị; mua sắm các phương tiện quản lý, sử dụng bảo đảm tài liệu dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Lập kế hoạch cụ thể về thu thập tài liệu, xác định tài liệu cần thu thập, yêu cầu chỉnh lý, nhu cầu kho tàng để tổ chức triển khai thực hiện đạt hiệu quả. Tổ chức Phòng đọc, giới thiệu tài liệu quý hiếm và tổ chức sử dụng rộng rãi trong cán bộ và nhân dân.

5. Thực hiện nhanh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ; tập trung áp dụng các công cụ tin học trong việc quản lý văn bản đến, đi và việc tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ để thay thế việc đăng ký, tra tìm văn bản bằng sổ theo quy định tại Công văn số 608/LTNN-TTCN ngày 19/11/1999 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. Trang bị đủ máy tính, các chương trình phần mềm nhằm phục vụ giải quyết, tra tìm văn bản nhanh chóng và chính xác.

6. Kiện toàn tổ chức văn thư lưu trữ; lập bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư lưu trữ ở các Sở, ban ngành; tăng số lượng cán bộ cho bộ phận văn thư lưu trữ của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã để thực hiện tốt chức năng tham mưu quản lý, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn theo quy định tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ. Phân công cán bộ tin học chuyên trách việc đưa thông tin hoạt động của đơn vị lên cổng thông tin điện tử Quảng Nam (Portal) nhằm giảm tối đa luân chuyển công văn giấy tờ.

7. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng tiêu chí thi đua cụ thể, có cơ sở khoa học, các giải pháp hữu hiệu nhằm hoàn thành tốt các nội dung nêu trong Chỉ thị này; phối hợp tổ chức bồi dưỡng cán bộ công chức, tổng kết, phát động thi đua, kiểm tra chéo để công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh có bước phát triển mới.

Yêu cầu Thủ trưởng các Sở, ban ngành, các doanh nghiệp; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.