Quy định về hồ sơ trình ký ban hành văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Quy định về hồ sơ trình ký ban hành văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Hình từ internet)

Quy định về hồ sơ trình ký ban hành văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Ngày 08/11/2023, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

Theo đó, hồ sơ trình ký ban hành văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo hiện nay được quy định tại Điều 14 Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 như sau:

1. Nguyên tắc trình và thành phần hồ sơ trình

1.1. Nguyên tắc trình:

- Tất cả hồ sơ trình lãnh đạo Bộ (trừ hồ sơ có nội dung mật) phải được ký số và chuyển trên Hệ thống E-Office. Các đơn vị căn cứ Danh mục văn bản điện tử, văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy tại Phụ lục VIII và Phụ lục IX Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo để thực hiện số hóa các văn bản kèm theo hồ sơ trình.

- Các đơn vị căn cứ Quy chế làm việc của Bộ GDĐT và Phân công nhiệm vụ của Bộ trưởng và các Thứ trưởng để trình đúng thẩm quyền giải quyết công việc.

- Mọi trường hợp văn bản, hồ sơ phải trả lại cho đơn vị để chỉnh sửa, bổ sung, lãnh đạo Bộ bút phê trên Hệ thống E-Office hoặc trên văn bản giấy, ghi rõ nội dung cần sửa, thời hạn xử lý để đơn vị chủ trì soạn thảo chỉnh sửa và trình lại.

- Khi nhận được văn bản, hồ sơ trả lại, các đơn vị chỉnh sửa, bổ sung, hoàn chỉnh văn bản và thực hiện quy trình trình văn bản theo đúng quy định. Các văn bản, hồ sơ trình lần sau phải gửi kèm toàn bộ hồ sơ trình trước đó.

- Hồ sơ trình có độ mật là hồ sơ giấy.

1.2. Hồ sơ trình gồm: Tờ trình theo mẫu được quy định tại Phụ lục IV Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các văn bản liên quan, dự thảo văn bản theo Quy chế làm việc của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Thời hạn thẩm tra hồ sơ trình

2.1. Thẩm tra về mặt thủ tục: Nếu hồ sơ trình không đúng theo quy định, trong thời gian không quá 02 (hai) ngày làm việc, người tiếp nhận hồ sơ trình gửi lại đơn vị trình và nêu rõ yêu cầu để thực hiện đúng quy định. Đối với hồ sơ trình khẩn, người tiếp nhận hồ sơ trình thông báo ngay cho đơn vị trình để bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

2.2. Thẩm tra về mặt thể thức văn bản: Nếu nội dung hồ sơ trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ trưởng, Thứ trưởng; không đảm bảo phù hợp giữa nội dung hồ sơ và nội dung của dự thảo văn bản sẽ ban hành hoặc hồ sơ chưa đủ rõ để có thể đưa ra quyết định, trong thời gian không quá 03 (ba) ngày làm việc, người tiếp nhận hồ sơ trình trả lại văn bản cho đơn vị trình và nêu rõ lý do trả lại.

2.3. Thẩm tra về nội dung: Nếu trong nội dung hồ sơ trình, đơn vị chủ trì trình chưa nêu rõ hoặc chưa đầy đủ nội dung cần tham mưu Lãnh đạo Bộ, người tiếp nhận hồ sơ trình yêu cầu đơn vị chủ trình làm rõ, bổ sung, hoặc trả lại (nếu cần). Hồ sơ đúng thủ tục được trình lên Lãnh đạo Bộ trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hoặc 01 (một) ngày làm việc đối với loại hồ sơ trình khẩn.

3. Thời hạn xử lý hồ sơ trình

3.1. Chậm nhất sau 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm xử lý hồ sơ trình, ghi rõ ngày xử lý hồ sơ trình và có ý kiến chính thức vào tờ trình.

3.2. Đối với những hồ sơ trình mà Lãnh đạo Bộ yêu cầu tham khảo ý kiến tư vấn của các chuyên gia hoặc yêu cầu đơn vị chủ trì và các đơn vị có liên quan giải trình trước khi quyết định, các đơn vị có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị đầy đủ các nội dung và tổ chức để Lãnh đạo Bộ họp, làm việc với các chuyên gia và các đơn vị có liên quan theo Quy chế làm việc của Bộ GDĐT.

Trong trường hợp cần thiết, Lãnh đạo Bộ có thể uỷ quyền cho người đứng đầu đơn vị chủ trì các cuộc họp quy định tại mục 3. Người đứng đầu đơn vị được uỷ quyền có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản với Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách về kết quả cuộc họp.

3.3. Đối với những công việc cần thảo luận tập thể Lãnh đạo Bộ, Bộ trưởng xem xét nội dung và tính chất của từng hồ sơ trình để quyết định:

- Cho phép đơn vị chủ trì hoàn thành thủ tục và đăng ký với Văn phòng để bố trí trình tập thể Lãnh đạo Bộ tại phiên họp gần nhất.

- Giao đơn vị chủ trì chuẩn bị thêm nếu xét thấy nội dung chưa đạt yêu cầu.

- Giao đơn vị chủ trì làm thủ tục lấy ý kiến các đơn vị liên quan theo Quy chế làm việc của Bộ GDĐT.

3.4. Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, người đứng đầu đơn vị chủ trì hoàn chỉnh dự thảo văn bản để ký ban hành. Những nội dung liên quan đến cơ chế, chính sách thì phải thể hiện bằng văn bản gửi cho đơn vị hoặc địa phương có liên quan.

3.5. Chậm nhất 05 (năm) ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ, nếu chưa có quyết định cuối cùng của Lãnh đạo Bộ, người tiếp nhận hồ sơ trình có trách nhiệm thông báo cho đơn vị trình đề án, công việc biết rõ lý do.

4. Thời hạn xử lý đơn, thư phản ánh, kiến nghị, thư khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo Quy định về tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo của Bộ GDĐT.

5. Quy trình soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo Phụ lục X Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 có hiệu lực từ ngày 08/11/2023 và thay thế cho Quyết định 388/QĐ-BGDĐT năm 2019.