Thông báo số 288/TB-BGDĐT về kết quả hội nghị giao ban Chánh Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo và tập huấn công tác văn phòng năm 2009 do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

THÔNG BÁO

KẾT QUẢ HỘI NGHỊ GIAO BAN CHÁNH VĂN PHÒNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VÀ TẬP HUẤN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG NĂM 2009

Thực hiện chương trình công tác năm 2009 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Văn phòng Bộ GDĐT đã phối hợp với Sở GDĐT Vĩnh Phúc tổ chức Hội nghị giao ban Chánh Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo và tập huấn công tác văn phòng năm 2009. Hội nghị được tổ chức trong 2 ngày 16-17/4/2009 tại thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc.

Đến dự hội nghị có 188 đại biểu, bao gồm: Các Chánh Văn phòng Sở và cán bộ phụ trách tổng hợp hành chính, thi đua khen thưởng đến từ 63 tỉnh thành trong cả nước; 9 đồng chí nguyên là Chánh Văn phòng sở GDĐT đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác khác; 6 đồng chí giám đốc các Sở GDĐT Cà Mau, Ninh Thuận, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Quảng Ninh, Bắc Ninh và Ban giám đốc Sở Vĩnh Phúc. Về phía Bộ Giáo dục và Đào tạo, Thứ trưởng Phạm Vũ Luận đã đến tham dự và phát biểu ý kiến chỉ đạo hội nghị. Dự hội nghị còn có đại diện lãnh đạo và chuyên viên các Vụ GDMN, GDTH, GDTrH, GDTX, Cục CNTT, Văn phòng Bộ, Cơ quan đại diện Bộ GD&ĐT tại Tp. HCM. Về phía lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc, có đồng chí Hoàng Trường Kỳ, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã đến dự và phát biểu chào mừng Hội nghị.

Hội nghị giao ban Chánh Văn phòng Sở GD&ĐT đã được tổ chức vào sáng ngày 16/4/2009. Các đại biểu đã nghe báo cáo và thảo luận về dự thảo Khung kế hoạch thời gian năm học 2009 – 2010, dự thảo đề cương Báo cáo tổng kết năm học 2008 – 2009 và phương hướng nhiệm vụ năm học 2009 – 2010. Hội nghị đã tổ chức trao bằng khen của Bộ trưởng cho 21 Văn phòng Sở GDĐT và 29 cán bộ công tác tại Văn phòng Sở; Bộ GD&ĐT đã tặng hoa cho các đồng chí nguyên là Chánh Văn phòng Sở và các đồng chí Chánh Văn phòng Sở mới được bổ nhiệm.

Chiều ngày 16/4/2009 và ngày 17/4/2009, Văn phòng Bộ đã tổ chức tập huấn về công tác tổng hợp, hành chính – lưu trữ và thi đua khen thưởng.

Để lấy thêm ý kiến đóng góp của các đại biểu, Ban tổ chức đã gửi 5 loại phiếu xin ý kiến bao gồm: góp ý dự thảo Khung kế hoạch thời gian năm học 2009 – 2010; góp ý dự thảo đề cương Báo cáo tổng kết năm học 2008 – 2009; góp ý dự thảo đề cương phương hướng nhiệm vụ năm học 2009 – 2010; góp ý sửa đổi Thông tư 22/2008/TT-BGDĐT về việc xét tặng Nhà giáo nhân dân, Nhà giáo ưu tú và góp ý về công tác TĐ-KT; phiếu điều tra thông tin về công tác lưu trữ tại các Sở Giáo dục và Đào tạo. Ban tổ chức hội nghị đã nhận được 181 phiếu góp ý của đại diện 63 Sở Giáo dục và Đào tạo, đây là nguồn thông tin rất có giá trị để giúp Văn phòng Bộ thực hiện tốt hơn chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Bộ về đánh giá tình hình triển khai các nhiệm vụ năm học 2008 – 2009 và phương hướng nhiệm vụ năm học 2009 – 2010. Văn phòng Bộ sẽ tiếp thu và báo cáo Lãnh đạo Bộ về các ý kiến góp ý, đề xuất của các Sở liên quan đến các mặt công tác của Bộ trong quá trình triển khai nhiệm vụ năm học để giao cho các Cục, Vụ chức năng nghiên cứu và thực hiện.

Trong phần trao đổi thảo luận tại Hội nghị giao ban và các buổi tập huấn, Hội nghị đã nghe ý kiến trực tiếp tại hội trường của 13 đại biểu là Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng các Sở Giáo dục và Đào tạo. Sau đây là những vấn đề các Sở đã kiến nghị đề xuất và trả lời của lãnh đạo Văn phòng tại hội nghị và tập huấn:

I. NHỮNG ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ CỦA CÁC ĐẠI BIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ TRẢ LỜI CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ:

1. Về công tác thi đua – khen thưởng:

a) Đề nghị của các Sở:

- Nên đưa thêm tiêu chí thi đua về công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Sở tương tự như công tác của các phòng chuyên môn của Sở vào các tiêu chí đánh giá thi đua cuối năm học.

- Các Vụ chức năng của Bộ cần tham gia cho ý kiến theo từng lĩnh vực công tác của các Sở, đảm bảo việc chấm thi đua ở các cụm phản ánh đúng thực tế ở các địa phương.

- Bộ cần làm việc với Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương (Vụ I và Vụ II) để thống nhất quy trình xét khen thưởng ở các địa phương vì đã xảy ra sự chưa phù hợp giữa khen thưởng toàn tỉnh với khen thưởng riêng ngành giáo dục. Theo Thông tư 21 của Bộ, khen thưởng của ngành giáo dục xét theo năm học, ở tỉnh xét theo năm tài chính. Các sở khi triển khai công tác này gặp khó khăn.

- Không có thành phần cấp phó trong Hội đồng xét thi đua khen thưởng ở các cấp của ngành giáo dục.

- Thời gian 1 tháng dành cho Sở để xét NGND, NGUT như đợt phong tặng lần thứ 10-2008 là quá ngắn.

- Vấn đề hiến đất xây dựng trường ở các vùng xa xôi, tuy giá trị tiền không lớn nhưng lại là việc rất có ý nghĩa. Đề nghị nên đưa vào tiêu chuẩn để xem xét khen thưởng các nhà hảo tâm.

b) Trả lời của Chánh Văn phòng Bộ:

- Những năm qua việc đánh giá công tác của Văn phòng đã phản ánh trong các tiêu chí thi đua năm học. Vì vậy, không nên đưa thêm tiêu chí riêng về đánh giá công tác Văn phòng mà chỉ đề nghị Bộ trưởng khen thưởng riêng hàng năm về công tác Văn phòng và sẽ trao thưởng tại Hội nghị giao ban Chánh Văn phòng tổ chức hàng năm (như đã làm kể từ năm học 2007 – 2008);

- Việc chấm điểm thi đua của các cụm, các Vụ chức năng đã tham gia bình xét, cho điểm khi họp Hội đồng xét thi đua khen thưởng của Ngành, vì vậy các Vụ sẽ không tham gia bình xét cho điểm ở các cụm thi đua; Việc đánh giá thi đua theo năm học là đặc điểm riêng của ngành Giáo dục, khi đề nghị khen thưởng cao hơn thì lấy thành tích của năm học để đề nghị khen thưởng theo năm tài chính. Bộ sẽ làm việc cụ thể với Ban thi đua khen thưởng trung ương và sớm có hướng dẫn để thực hiện.

- Các Hội đồng xét khen thưởng đang thực hiện văn bản hướng dẫn theo đúng quy định. Giám đốc Sở là Chủ tịch Hội đồng TĐ-KT ngành, các cấp Phó có thể không tham gia Hội đồng nhưng nên mời dự và có ý kiến trong việc đánh giá, xét chọn các đơn vị do mình theo dõi, phụ trách nhưng không tham gia bỏ phiếu.

- Bộ sẽ sớm ban hành thông tư bổ sung và điều chỉnh Thông tư 22/2008 về phong tặng danh hiệu NGND và NGUT cho phù hợp hơn để các địa phương có đủ thời gian thực hiện. Các địa phương khi bình xét để phong tặng các danh hiệu trên cần quan tâm hơn đến đối tượng giáo viên ở các vùng sâu, vùng xa.

- Các Sở cần chủ động tham mưu cho UBND các tỉnh tuyên dương các nhà hảo tâm đóng góp cho giáo dục địa phương và lựa chọn theo đúng tiêu chuẩn để đề nghị khen cấp trung ương, tránh để sót. Bộ sẽ hướng dẫn việc quy đổi thành tiền đối với đất đai và các tài sản khác mà các nhà hảo tâm đã đóng góp cho ngành giáo dục để xét khen thưởng.

2. Về Khung kế hoạch thời gian năm học 2009 – 2010:

a) Đề nghị của các Sở:

- Nên tổ chức thi học sinh giỏi quốc gia sớm hơn vào 25/2 để tạo điều kiện cho học sinh chuẩn bị thi tốt nghiệp.

- Đề nghị thống nhất từ ngữ ở Khung thời gian năm học về khoản 8 Điều 1 và khoản 11 Điều 3 việc nghỉ hè và các ngày nghỉ khác đối với giáo viên để tạo thuận lợi cho địa phương áp dụng.

- Thời gian báo cáo đầu năm học vào ngày 31/8 khó thực hiện vì chưa có số liệu thống kê (theo quy định 10/10 mới có số liệu thống kê).

b) Trả lời của Chánh Văn phòng Bộ:

- Văn phòng sẽ đề nghị Cục KT&KĐCL nghiên cứu và trình lãnh đạo Bộ thời gian tổ chức thi học sinh giỏi quốc gia vào ngày phù hợp hơn.

- Về thống nhất từ ngữ ở dự thảo khung thời gian năm học, Văn phòng tiếp thu và sẽ nghiên cứu để thống nhất từ ngữ tạo điều kiện thuận lợi cho áp dụng ở địa phương.

- Riêng về Báo cáo đầu năm các Sở gửi về Văn phòng Bộ trước ngày 31/8 chỉ cần báo cáo nhanh tình hình chuẩn bị cho khai giảng năm học của địa phương về CSVC, đội ngũ CBGV, tuyển sinh đầu cấp, huy động học sinh ra lớp và bố trí kế hoạch khai giảng … Để chuẩn bị Hội nghị giao ban lần thứ nhất của năm học (dự kiến vào trung tuần tháng 10) Bộ sẽ có văn bản hướng dẫn cụ thể về nội dung để các Sở báo cáo Bộ và các trưởng vùng.

3. Về tổng kết năm học 2008 – 2009:

a) Đề nghị của các Sở:

- Đề nghị báo cáo thống kê phải quy định sớm hơn để có số liệu cho báo cáo tổng kết.

- Yêu cầu các tiêu chí, các số liệu của các cục, vụ cần gom về một đầu mối.

b) Trả lời của Chánh Văn phòng Bộ: Trong công tác tổng hợp, ngoài việc báo cáo thường niên như báo cáo năm học, báo cáo thống kê (do Vụ KHTC chủ trì) Bộ GD&ĐT còn phải chuẩn bị các báo cáo đột xuất khác phục vụ các kỳ họp của Chính phủ, Quốc hội; các báo cáo phục vụ các chuyên đề như công tác tài chính giáo dục, các chương trình mục tiêu cho giáo dục, các đề án phục vụ giáo dục, trả lời các vấn đề về giáo dục mà các Cử tri và đại biểu Quốc hội quan tâm …. Văn phòng và các Vụ, Cục và Vụ Kế hoạch Tài chính sẽ phối hợp để thống nhất yêu cầu về biểu mẫu, nội dung, thời gian các loại báo cáo nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho các Sở khi thu thập số liệu báo cáo về Bộ.

4. Về công tác Lưu trữ:

a) Đề nghị của các Sở:

- Nếu nộp kết quả thi tốt nghiệp vào lưu trữ của tỉnh thì ai sẽ chịu trách nhiệm cấp sao bằng?

- Bộ cần ban hành danh mục tài liệu lưu trữ của ngành.

b) Trả lời của Chánh Văn phòng Bộ:

- Theo các quy định hiện hành về công tác lưu trữ của nhà nước thì Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, lực lượng vũ trang các tổ chức chính trị xã hội có trách nhiệm lập “Danh mục tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình”. Theo đó, Bộ phải lập danh mục tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ. Sở phải lập danh mục tài liệu lưu trữ của cơ quan Sở. Nghiệp vụ, cách thức lập danh mục tài liệu lưu trữ tại cơ quan Sở như thế nào, cho khoa học, chính xác và đầy đủ, đúng với quy định của nhà nước, đề nghị các Sở cần liên hệ với Trung tâm lưu trữ của tỉnh (thành phố) để được tập huấn và hướng dẫn chi tiết.

- Danh mục lưu trữ của cơ quan Bộ GD&ĐT khác với danh mục lưu trữ của cơ quan Sở GD&ĐT. Tuy nhiên, trong việc lập danh mục lưu trữ, các Sở có thể tham khảo danh mục lưu trữ của cơ quan Bộ. Trong quá trình xây dựng danh mục lưu trữ, nếu có khó khăn về chuyên môn, nghiệp vụ, các Sở có văn bản gửi về Văn phòng Bộ để nhận được sự hướng dẫn chi tiết.

Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu hành chính vào lưu trữ cơ quan: Sau 1 năm kể từ năm công việc kết thúc; Thời hạn giao nộp tài liệu, hồ sơ nghiên cứu khoa học, ứng dụng KHCN: Sau một năm kể từ khi công trình kết thúc; Thời hạn nộp tài liệu, hồ sơ xây dựng cơ bản: Sau 3 tháng công trình được quyết toán. Tài liệu phim ảnh, băng đĩa …: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

Thời hạn nộp lưu trữ vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố: Sau 5 năm kể từ năm hoàn tất công việc chỉnh lý”. Như vậy, đối với các hồ sơ thi tốt nghiệp phổ thông, sau 5 năm được lưu trữ tại lưu trữ Sở GD&ĐT thì phải làm thủ tục nộp lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Tại lưu trữ của Sở vẫn còn “Sổ gốc theo dõi, quản lý cấp phát VBCC”. Sổ này, được áp dụng thời hạn lưu (vĩnh viễn) 80 năm tại Lưu trữ của Sở GD&ĐT. Các công việc xác nhận, chúng thực liên quan đến văn bằng, chứng chỉ, được thực hiện từ sổ gốc. Còn đối với các trường hợp cần tra cứu các thông tin khác, các Sở chỉ hướng dẫn người có yêu cầu đến Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố.

Một số Chánh Văn phòng các Sở GD&ĐT còn kiến nghị một số vấn đề về các công tác khác:

a) Về chủ đề năm học:

- Chủ đề năm học năm nay rất rõ về đổi mới cơ chế tài chính, phát triển CNTT và đẩy mạnh phong trào thi đua “Xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực” đã giúp các sở tham mưu trực tiếp được với chính quyền tỉnh, thành phố và đã có kết quả rất cụ thể về tài chính: Ví dụ như cấp thêm kinh phí tập trung xây dựng nhà vệ sinh trường học; việc tăng cường giải ngân thực hiện đề án kiên cố hóa trường học giai đoạn 2 và cấp hỗ trợ kinh phí cho các trung tâm học tập cộng đồng. Đề nghị Bộ tiếp tục nhấn mạnh các chủ đề trọng tâm của năm học để các Sở dễ thực hiện.

b) Công tác TCCB:

- Việc thực hiện Thông tư Liên tịch 35 về công tác cán bộ ở địa phương còn gặp khó khăn; đề nghị Bộ tiếp tục tham mưu và phối hợp với UBND các tỉnh tháo gỡ những khó khăn khi triển khai thực hiện thông tư này.

- Bộ tiếp tục tham mưu về số phòng, ban của Sở GD&ĐT và nhiệm vụ chức năng cho phù hợp, về biên chế của Sở GD&ĐT, biên chế của phòng GD&ĐT nên như thế nào để phù hợp theo đặc điểm vùng miền và tham mưu về việc có thể có một số phòng đặc thù như: phòng hoạt động giáo dục có yếu tố nước ngoài, phòng CNTT, phòng ngoài công lập …

- Bộ tiếp tục tham mưu chính sách nhằm phát triển đội ngũ NG CBQLGD, chế độ lương cho giáo viên mầm non, tăng thêm biên chế cho các trung tâm GDTX và trung tâm học tập cộng đồng, tỷ lệ giáo viên/lớp ở tiểu học như hiện nay 1,5 là vẫn bất cập chưa phù hợp với học 2 buổi/ngày, về nhân viên thiết bị thí nghiệm vẫn không có mã ngạch công chức …

- Ban hành hướng dẫn chuyển đổi hoạt động của các loại hình trường, ban hành quy chế hoạt động của các trường ngoài công lập.

c) Về công tác tài chính:

- Bộ hướng dẫn việc thực hiện 3 công khai, 4 kiểm tra còn chậm, các sở rất lúng túng khi triển khai thực hiện.

- Đề nghị Bộ có hướng dẫn định mức kinh phí khi dự trù chấm thi bài cho tỉnh khác và kinh phí vận chuyển bài đi tỉnh khác địa phương nào chi?

- Bộ ban hành khung chương trình và kế hoạch bồi dưỡng CBQL trong hè để địa phương dự trù kinh phí chi.

d) Về ứng dụng CNTT:

- Đề nghị Bộ cho ý kiến chỉ đạo về việc sử dụng các phần mềm quản lý giáo dục từ kết quả của các dự án, có thể tích hợp và thống nhất như thế nào để địa phương dễ sử dụng.

- Mong muốn của địa phương là đề nghị Bộ xây dựng và tổ chức hệ thống thông tin quản lý giáo dục, thống nhất về ứng dụng phần mềm CNTT, có bộ số liệu thống kê giáo dục thống nhất.

- Cần có hướng dẫn cụ thể trong việc ứng dụng phần mềm quản lý thi mới cho năm học này.

đ) Các công tác khác:

- Việc đánh giá cho điểm các ngành học trong phong trào thi đua “Trường học thân thiện, học sinh tích cực” không nên để cho cơ sở tự chấm và báo cáo lên cấp trên. Việc phối kết hợp với các đơn vị như Hội phụ nữ, Đoàn thanh niên, Sở Văn hóa trong công tác chỉ đạo và kiểm tra là rất khó thực hiện.

- Về chuẩn bị tổ chức thi tốt nghiệp THPT, việc cần thiết bổ sung lãnh đạo UBND huyện tham gia Ban chỉ đạo cụm thi …

Văn phòng xin tiếp thu và sẽ báo cáo để lãnh đạo Bộ, chỉ đạo và phân công cho đơn vị Cục, Vụ, Viện thuộc Bộ thực hiện.

III. KẾT LUẬN CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG VỀ MỘT SỐ CÔNG VIỆC TRỌNG TÂM TỪ NAY ĐẾN CUỐI NĂM HỌC:

1. Các Sở GDĐT báo cáo Đoàn đại biểu Quốc hội của tỉnh, thành phố về tình hình giáo dục địa phương. Bộ trưởng đã có văn bản chỉ đạo về nội dung báo cáo, đồng thời đã gửi văn bản đề nghị Trưởng đoàn Đại biểu Quốc hội bố trí thời gian để Giám đốc Sở GD ĐT báo cáo. Thời gian: trước khi các đại biểu Quốc hội đi tiếp xúc cử tri để chuẩn bị cho kỳ họp thứ 5 Quốc hội khóa XII.

2. Việc tổ chức thi tốt nghiệp THPT: Các Sở tập trung mọi lực lượng chỉ đạo, chuẩn bị, đảm bảo các điều kiện tối đa để tổ chức kỳ thi an toàn, nghiêm túc, tạo điều kiện thuận lợi cho học sinh thi và đạt kết quả cao. Hoàn thành gấp phương án tổ chức cụm thi và gửi về Bộ để thống nhất ý kiến.

3. Các cụm thi đua tổ chức kiểm tra, bình xét thi đua đảm bảo đánh giá khách quan kết quả thi đua năm học; công tác đề nghị khen thưởng cuối năm học và khen thưởng khác theo các văn bản hướng dẫn.

4. Các loại báo cáo cuối năm học 2008 – 2009 (báo cáo tổng kết, báo cáo thi đua, báo cáo thống kê và báo cáo chuyên đề) gửi về Bộ đúng hạn theo quy định.

5. Về khen thưởng các doanh nghiệp, các nhà hảo tâm có đóng góp xuất sắc cho ngành giáo dục, đề nghị các địa phương chuẩn bị danh sách, hồ sơ đề nghị khen thưởng theo nội dung và lộ trình của văn bản hướng dẫn.

6. Các địa phương tiếp tục củng cố công tác Văn phòng Sở, tập trung đầu tư và sử dụng có hiệu quả các thiết bị Văn phòng, thực hiện văn phòng điện tử, tăng cường trao đổi văn bản điện tử, thường xuyên kiểm tra hộp thư để kịp thời nhận văn bản từ Bộ, tham mưu kịp thời với Lãnh đạo các nhiệm vụ công tác của ngành.

Trên đây là những nội dung đã được trình bày và thảo thuận tại Hội nghị giao ban Chánh Văn phòng Sở GD&ĐT và tập huấn công tác Văn phòng năm 2009, Văn phòng xin báo cáo lãnh đạo Bộ và thông báo để các Sở GD&ĐT, các đơn vị thuộc cơ quan Bộ biết và phối hợp triển khai.