Hướng dẫn 899/HD-STNMT năm 2015 về chỉnh lý bản đồ, lập hồ sơ địa chính, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính đất nông nghiệp sau dồn điền đổi thửa trên địa bàn tỉnh Nam Định

HƯỚNG DẪN

CHỈNH LÝ BẢN ĐỒ, LẬP HSĐC, CẤP ĐỔI GCNQSDĐ, XÂY DỰNG CSDL ĐỊA CHÍNH ĐẤT NÔNG NGHIỆP SAU DỒN ĐIỀN ĐỔI THỬA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH

Thực hiện Chỉ thị số 07/CT-TU ngày 19/9/2011 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 30/8/2011 của UBND tỉnh về việc tiếp tục thực hiện công tác dồn điền đổi thửa trong sản xuất nông nghiệp. Đến nay trên toàn tỉnh đã có 2953/3009 thôn, đội hoàn thành công tác DĐĐT; sau khi DĐĐT, bình quân số thửa/hộ đã giảm từ 3,7 thửa xuống 2,0 thửa, tạo tiền đề xây dựng các cánh đồng mẫu lớn; tuy nhiên việc DĐĐT cũng dẫn tới việc tình trạng BĐĐC, HSĐC, GCN QSDĐ đã lập trước đây hoàn toàn sai khác so với thực tế sử dụng đất, do vậy đặt ra nhu cầu cấp thiết phải chỉnh lý hoàn thiện HSĐC, cấp đổi GCN QSDĐ nông nghiệp sau DĐĐT.

Căn cứ Luật đất đai ngày 29 tháng 11 năm 2013 và Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đất đai; Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về Hồ sơ địa chính; Thông tư số 25/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về bản đồ địa chính; Căn cứ Quyết định số 2358/QĐ-UBND ngày 12/12/2014 của UBND tỉnh về việc giao chỉ tiêu kế hoạch và dự toán ngân sách nhà nước năm 2015; Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn số 191/UBND-VP3 ngày 26/3/2015 về việc cấp đổi GCNQSD đất nông nghiệp ngoài đồng sau dồn điền đổi thửa; Sở Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn một số nội dung về thực hiện chỉnh lý bản đồ, lập hồ sơ địa chính, cấp đổi GCN QSDĐ, xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính đất nông nghiệp ngoài đồng sau Dồn điền đổi thửa trên địa bàn tỉnh Nam Định như sau:

I. Mục đích, yêu cầu

1. Mục đích.

Chỉnh lý bản đồ, hồ sơ địa chính; cấp đổi GCNQSDĐ đất nông nghiệp ngoài đồng sau Dồn điền đổi thửa; Gắn với xây dựng cơ sở dữ liệu đất nông nghiệp ngoài đồng.

2. Yêu cầu.

- Việc chỉnh lý bản đồ, lập HSĐC và cấp đổi GCN QSDĐ, xây dựng CSDL đất nông nghiệp ngoài đồng sau DĐĐT chủ yếu là căn cứ vào các tài liệu, hồ sơ địa chính hiện có; sử dụng hồ sơ giao ruộng khi DĐĐT theo Chỉ thị số 07/CT-TU ngày 19/9/2011 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 30/8/2011 của UBND tỉnh để chỉnh lý BĐĐC, lập HSĐC và cấp đổi GCN QSDĐ nông nghiệp (không thực hiện việc đo đạc lại BĐĐC).

- Việc chỉnh lý bản đồ, lập HSĐC, cấp đổi GCN QSDĐ, xây dựng CSDL địa chính phải đảm bảo đúng quy định; đảm bảo độ chính xác phù hợp với bản đồ, HSĐC hiện có và kết quả DĐĐT, đảm bảo tính đồng bộ giữa bản đồ hồ sơ địa chính, GCN QSDĐ nông nghiệp ngoài đồng và cơ sở dữ liệu địa chính.

- Đây là công việc có khối lượng công việc lớn, phức tạp, triển khai trên diện rộng nên cần sự tập trung chỉ đạo quyết liệt của UBND các cấp; cần huy động sức mạnh của hệ thống chính trị chung tay thực hiện.

II. Trình tự tiến hành, nội dung công việc.

Việc chỉnh lý bản đồ, lập HSĐC và cấp đổi GCNQSDĐ nông nghiệp sau DĐĐT thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Công tác chuẩn bị.

Bước 2: Thực hiện chỉnh lý BĐĐC.

Bước 3: Hoàn thiện HSĐC.

Bước 4: Cấp GCNQSDĐ.

Bước 5: Lập CSDL đất nông nghiệp ngoài đồng.

Nội dung cụ thể của từng bước như sau:

1. Công tác chuẩn bị

1.1. Thành lập ban chỉ đạo và tổ giúp việc.

a). Đối với cấp huyện:

a.1). Thành lập ban chỉ đạo cấp đổi GCNQSDĐ nông nghiệp sau DĐĐT.

- Ban chỉ đạo do Chủ tịch UBND huyện làm trưởng ban, phó chủ tịch UBND huyện phụ trách công tác TN&MT là phó trưởng ban thường trực; các Đ/c Phó chủ tịch làm phó ban; Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường là Ủy viên thường trực; các thành viên gồm Giám đốc VPĐKQSDĐ; Trưởng phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Trưởng phòng Tài chính-Kế hoạch; trưởng một số phòng, ban có liên quan.

- Ban chỉ đạo có nhiệm vụ giúp UBND huyện:

+ Xây dựng kế hoạch thực hiện và dự toán kinh phí của cấp huyện trình chủ tịch UBND huyện phê duyệt để tổ chức thực hiện.

+ Chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc UBND các xã, thị trấn thực hiện; giải quyết những vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện việc chỉnh lý BĐĐC, lập HSĐC, cấp đổi GCN QSDĐ sau DĐĐT.

a.2). Thành lập tổ công tác giúp việc cho ban chỉ đạo (tùy theo từng huyện có thể thành lập 1 hay nhiều tổ công tác giúp việc).

- Thành phần bao gồm các đồng chí lãnh đạo và chuyên viên các phòng: Tài nguyên và Môi trường, Tài chính, Công thương, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và một số phòng ban khác có liên quan do Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường làm tổ trưởng

- Tổ giúp việc có nhiệm vụ giúp Ban chỉ đạo:

+ Hướng dẫn, đôn đốc các xã, thị trấn lập Thiết kế kỹ thuật - dự toán, trình Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng tài chính thẩm định, trình UBND huyện phê duyệt.

+ Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc và giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện của cấp xã.

b). Đối với cấp xã

b.1). Thành lập Hội đồng đăng ký cấp đổi GCNQSDĐ nông nghiệp sau DĐĐT do Chủ tịch UBND xã làm chủ tịch Hội đồng; Phó chủ tịch UBND xã phụ trách công tác TN&MT làm Phó chủ tịch thường trực; Cán bộ địa chính xây dựng xã là Ủy viên thường trực; Các ủy viên bao gồm: Trưởng ban nông nghiệp; Chủ tịch mặt trận tổ quốc xã; Trưởng các ban có liên quan.

- Hội đồng có nhiệm vụ tham mưu cho UBND xã:

+ Lập, phê duyệt thiết kế kỹ thuật - dự toán.

+ Tổ chức triển khai thực hiện đo đạc, chỉnh lý BĐĐC, lập HSĐC, cấp đổi GCN QSDĐ, xây dựng CSDL đất nông nghiệp ngoài đồng sau DĐĐT.

+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo giải quyết những vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện.

+ Xét duyệt hồ sơ cấp GCN QSDĐ.

b.2). Thành lập tổ giúp việc do Cán bộ địa chính xây dựng làm tổ trưởng; Trưng tập một số cán bộ có chuyên môn và Trưởng các thôn, xóm tham gia tổ giúp việc.

- Nhiệm vụ của tổ giúp việc: Giúp Hội đồng thực hiện việc chỉnh lý bản đồ địa chính, lập hồ sơ cấp đổi GCN QSDĐ, xây dựng CSDL đất nông nghiệp ngoài đồng sau DĐĐT.

1.2. Lập thiết kế kỹ thuật dự toán.

a). UBND xã, thị trấn lập thiết kế kỹ thuật dự toán trình Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài chính thẩm định. Nội dung của thiết kế kỹ thuật - dự toán theo đề cương mẫu số 01. Việc lập dự toán kinh phí tham khảo bộ đơn giá theo phụ lục số 02 kèm theo hướng dẫn này.

b). Một số lưu ý khi lập Thiết kế kỹ thuật - dự toán:

- Chủ đầu tư: Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn là chủ đầu tư

- Nguồn vốn đầu tư: Do ngân sách xã, thị trấn đầu tư theo Quyết định của UBND tỉnh về việc giao chỉ tiêu kế hoạch và dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. UBND huyện sử dụng kinh phí từ nguồn 10% tiền sử dụng đất trong tổng số tiền SDĐ thu được để chi hỗ trợ cho các xã, thị trấn.

- Thẩm định và phê duyệt phương án thiết kế kỹ thuật-dự toán:

+ Phòng Tài nguyên và Môi trường thẩm định phương án kỹ thuật;

+ Phòng Tài chính-Kế hoạch thẩm định dự toán;

+ Căn cứ kết quả thẩm định của phòng TN&MT và Phòng Tài chính, Chủ tịch UBND xã, thị trấn ban hành Quyết định phê duyệt Thiết kế kỹ thuật - dự toán.

- Phương thức thực hiện: UBND xã chỉ đạo tổ giúp việc của UBND xã trực tiếp thực hiện Phương án thiết kế kỹ thuật - dự toán nếu có đủ cán bộ kỹ thuật; hoặc UBND xã có thể thuê đơn vị tư vấn có đủ năng lực, kết hợp với tổ giúp việc của xã để thực hiện.

1.3. Thu thập tài liệu.

Trước khi thực hiện việc chỉnh lý bản đồ phải tiến hành thu thập các tài liệu liên quan bao gồm:

- Bản đồ địa chính: Sử dụng bản đồ địa chính đã dùng để giao ruộng khi thực hiện DĐĐT, chỉnh lý biến động và lập HSĐC, cấp GCNQSDĐ nông nghiệp ngoài đồng sau DĐĐT.

- Tài liệu, hồ sơ Dồn điền đổi thửa gồm:

+ Phương án Dồn điền đổi thửa;

+ Các biên bản họp của thôn, đội liên quan đến việc DĐĐT;

+ Sơ đồ giao ruộng, phiếu thửa đã lập khi giao ruộng;

+ Biên bản giao đất cho hộ gia đình cá nhân.

- Các hồ sơ liên quan đến thu hồi đất, giao đất, chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho...;

2. Tiến hành chỉnh lý bản đồ địa chính

Việc chỉnh lý bản đồ địa chính thực hiện theo hướng dẫn số 651/HD-STNMT ngày 30/3/2015 của Sở Tài nguyên và Môi trường về việc áp dụng một số nội dung của Thông tư số 25/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ tài nguyên và Môi trường quy định về bản đồ địa chính.

Các bước thực hiện như sau:

a). Tiến hành rà soát, đối chiếu các tài liệu, hồ sơ khi thực hiện DĐĐT so với bản đồ địa chính; căn cứ kết quả rà soát, đối chiếu và thực hiện việc chỉnh lý như sau:

a.1). Trường hợp các tài liệu này đồng bộ và phù hợp với bản đồ và hiện trạng sử dụng đất, không có sai khác với phương án giao ruộng thì sử dụng các tài liệu này để chỉnh lý những nội dung biến động do DĐĐT lên bản đồ.

a.2). Trường hợp giữa bản đồ và các tài liệu không đồng bộ, có sai sót về thửa địa chính hoặc có biến động về diện tích, hình thể của thửa địa chính hoặc có biến động về hiện trạng sử dụng đất so với phương án giao ruộng thì tiến hành khảo sát thực địa, chỉnh lý tài liệu có sai sót; đo đạc để chỉnh lý bản đồ (nếu cần). Việc đo đạc, chỉnh lý bản đồ được sử dụng các phương pháp đo đạc đơn giản như giao hội cạnh, dóng thẳng hàng, đo bằng thước dây...

b). Khi thực hiện chỉnh lý BĐĐC cần lưu ý:

b.1). Chỉnh lý bản đồ:

+ Đối với nơi đã có bản đồ số hoặc số hóa thì thực hiện chỉnh lý trực tiếp trên bản đồ số hoặc số hóa.

+ Đối với những nơi đã có bản đồ có tọa độ nhưng chưa số hóa thì tiến hành chỉnh lý rồi số hóa bản đồ đã chỉnh lý.

+ Đối với các xã chỉ có bản đồ giấy không có tọa độ hoặc bản đồ cũ, mờ, không đủ điều kiện kỹ thuật để thực hiện việc số hóa, thì thực hiện chỉnh lý trên bản đồ giấy rồi tiến hành scan hoặc chụp ảnh để lưu vào CSDL địa chính.

+ Nét chỉnh lý của các thửa đất được thể hiện trên bản đồ địa chính dạng giấy bằng mực màu đỏ; nét cũ được gạch bỏ bằng mực màu đỏ đối với bản đồ địa chính dạng giấy, chuyển thành lớp riêng đối với bản đồ địa chính dạng số.

+ Đối với diện tích đất nhân dân đã góp làm giao thông, thủy lợi nội đồng khi thực hiện DĐĐT thì thực hiện chỉnh lý nhập diện tích đất này vào đất giao thông, thủy lợi hiện hữu.

- Đánh số thửa phát sinh khi chỉnh lý bản đồ:

+ Trường hợp thửa đất mới phát sinh do tách thửa, hợp thửa thì hủy bỏ số thứ tự thửa đất cũ, số thửa mới được đánh số tiếp theo số thứ tự thửa đất có số hiệu lớn nhất trong tờ bản đồ; đồng thời phải lập “Bảng các thửa đất chỉnh lý” ở vị trí thích hợp trong hoặc ngoài khung bản đồ, trừ trường hợp chỉnh lý bản đồ địa chính trong cơ sở dữ liệu địa chính. Nội dung “Bảng các thửa đất chỉnh lý” phải thể hiện số thứ tự, mã loại đất và diện tích thửa đất tách, hợp đã được chỉnh lý và số thứ tự thửa, mã loại đất và diện tích mới của thửa đất đó sau chỉnh lý;

+ Trường hợp nhà nước thu hồi một phần thửa đất mà phần thu hồi không tạo thành thửa đất mới và phần diện tích còn lại không bị chia cắt thành nhiều thửa đất thì phần diện tích còn lại không thu hồi vẫn giữ nguyên số thứ tự thửa đất cũ.

- Tên bản đồ chỉnh lý thống nhất ghi là: “Bản đồ cấp GCNQSDĐ nông nghiệp ngoài đồng sau DĐĐT”.

- Biên tập và in bản đồ thực hiện theo mẫu tại phụ lục số 03 kèm theo hướng dẫn này.

- Các nội dung tài liệu có liên quan phải được chỉnh lý, bổ sung đồng bộ với bản đồ địa chính.

b.2). Đối với hộ có vi phạm trong việc sử dụng đất: Trước khi chỉnh lý bản đồ, lập HSĐC, cấp GCNQSDĐ, xây dựng CSDL địa chính phải rà soát các trường hợp vi phạm trong việc sử dụng đất như tự ý chuyển mục đích sử dụng đất, lấn chiếm đất..., lập phương án xử lý trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện rồi mới chỉnh lý bản đồ theo phương án.

b.3). Đối với các hộ đã nhận chuyển quyền sử dụng đất nhưng chưa làm thủ tục phải thu thập hồ sơ, thủ tục chuyển quyền sử dụng đất (trừ trường hợp hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất có một trong các loại giấy tờ quy định tại khoản 1 điều 100 luật đất đai 2013 mà trên giấy tờ đó ghi tên người khác, kèm theo giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất có chữ ký của các bên có liên quan, nhưng đến trước ngày 01/07/2014 chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật và đất đó không có tranh chấp thì tiến hành cấp GCN QSDĐ).

3. Hoàn thiện hồ sơ địa chính.

- Trên cơ sở bản đồ địa chính đã được chỉnh lý, đơn vị thi công tiến hành kiểm tra, đối soát để chỉnh sửa đồng bộ số liệu giữa bản đồ với các tài liệu có liên quan, chỉnh lý, hoàn thiện hệ thống phiếu thửa; sử dụng phần mềm ELIS hỗ trợ lập các tài liệu trong hồ sơ địa chính:

+ Sổ mục kê đất nông nghiệp ngoài đồng sau DĐĐT theo mẫu số 04;

+ Biểu thống kê biến động đất nông nghiệp ngoài đồng sau DĐĐT theo mẫu số 05.

+ Biểu tổng hợp 01/TKĐĐ, 02/TKĐĐ, 03/TKĐĐ ban hành kèm theo Thông tư số 28/2014/TT-BTNMT ngày 02/6/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

4. Cấp GCN QSDĐ sau DĐĐT.

4.1. Cấp xã.

- UBND xã, thị trấn căn cứ bản đồ đã được chỉnh lý; in đơn xin cấp đổi GCNQSDĐ của từng hộ gia đình, cá nhân theo mẫu số 06 và chuyển đến từng hộ sử dụng đất để ký.

- UBND xã, thị trấn xác nhận vào đơn đề nghị cấp đổi GCN của hộ gia đình, cá nhân; lập danh sách các hộ đủ điều kiện cấp đổi GCN theo mẫu số 07.

- Công khai danh sách cấp GCN QSDĐ tại nhà văn hóa thôn, xóm, trụ sở UBND xã, thị trấn, kết thúc công khai lập biên bản theo mẫu số 08.

- Hội đồng đăng ký cấp GCN của xã, thị trấn tiến hành xét duyệt (lập biên bản xét duyệt theo mẫu số 09);

- Gửi kết quả sau khi công khai đến tổ công tác cấp huyện để thẩm định.

4.2. Cấp huyện

- Trên cơ sơ kết quả thẩm định và danh sách đề nghị cấp GCN của hội đồng đăng ký cấp GCN cấp xã, tổ công tác cấp huyện tổ chức thẩm định, kết quả thẩm định phải được lập thành biên bản kèm theo danh sách những hộ đủ điều kiện cấp GCN; lập tờ trình gửi UBND cấp huyện phê duyệt.

- UBND huyện ban hành quyết định cấp GCN và giao cho Phòng TN&MT chỉ đạo Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện (hoặc chi nhánh VPĐK đất đai) in GCN trình UBND huyện ký GCN.

4.3. Trao Giấy chứng nhận đã ký cho người sử dụng đất:

- Sau khi UBND huyện ký Giấy chứng nhận quyền dụng đất, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (hoặc chi nhánh VPĐK đất đai) phối hợp với UBND cấp xã thông báo cho hộ gia đình, cá nhân biết thời gian, địa điểm trao Giấy chứng nhận (tại trụ sở UBND cấp xã); GCN QSDĐ phải phát trực tiếp đến chủ hộ, được chủ hộ ký nhận vào sổ cấp GCN (trường hợp đặc biệt, chủ hộ đi làm ăn xa dài ngày phải có giấy ủy quyền hợp pháp)

- Trước khi trao Giấy chứng nhận cho người được cấp, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (hoặc chi nhánh VPĐK đất đai) thực hiện việc sao, quét Giấy chứng nhận theo quy định tại Khoản 1 Điều 22 của Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT .

- Việc trao GCN QSDĐ cho chủ hộ đang thế chấp GCN cũ tại các tổ chức tín dụng thực hiện theo quy định tại khoản 4 điều 76 của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đất đai.

4.4. Một số lưu ý trong quá trình cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp ngoài đồng cho hộ gia đình, cá nhân

a). Lập đơn đề nghị cấp đổi GCN quyền sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân và danh sách đề nghị cấp GCN của UBND cấp xã

- Đơn đề nghị cấp đổi GCN quyền sử dụng đất theo mẫu số 06 kèm theo hướng dẫn này, đơn được lập cho hộ gia đình, cá nhân để kê khai đăng ký do đơn vị tư vấn giúp UBND cấp xã thực hiện in tự động qua phần mềm ELIS.

- Danh sách đề nghị cấp đổi GCN quyền sử dụng đất nông nghiệp ngoài đồng cho hộ gia đình, cá nhân được đơn vị tư vấn lập bằng phần mềm ELIS, in ấn, chủ tịch UBND cấp xã kiểm tra, xác nhận và trình UBND cấp huyện quyết định và ký GCN cho hộ gia đình, cá nhân.

b). Nội dung của GCN quyền sử dụng đất

Việc viết Giấy chứng nhận và lập hồ sơ, cơ sở dữ liệu địa chính được thực hiện thống nhất trên phần mềm ELIS.

b.1). Việc cấp GCN QSDĐ nông nghiệp ngoài đồng sau DĐĐT thực hiện cấp 01 GCN QSDĐ cho nhiều thửa đất nông nghiệp ngoài đồng trong cùng một xã, thị trấn. Trang 2 của GCN QSDĐ thể hiện như sau:

+ Địa chỉ thửa đất: Thể hiện thông tin địa chỉ chung của các thửa đất bao gồm tên xứ đồng (nếu có) và tên đơn vị hành chính cấp xã, huyện tỉnh.

+ Các thông tin về thửa đất số, tờ bản đồ số, diện tích, hình thức sử dụng, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng, nguồn gốc sử dụng đất được thể hiện theo bảng dưới đây:

- Trường hợp người sử dụng đất có nguyện vọng cấp một GCN cho một thửa đất thì các thông tin về thửa đất, tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích hình thức sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng, nguồn gốc sử dụng ... thể hiện tại trang 2 của GCN theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT .

b.2). Thể hiện sơ đồ thửa đất tại trang 3 của GCN

Trong trường hợp cấp một giấy chứng nhận chung cho nhiều thửa đất nông nghiệp thì tại trang 3 của GCN không thể hiện sơ đồ thửa đất.

c). Đối với những nơi khi giao ruộng chưa lập phiếu thửa, chưa có sơ đồ giao ruộng hoặc biên bản giao nhận ruộng đất khi thực hiện DĐĐT thì tổ công tác có trách nhiệm trích vẽ sơ đồ thửa đất đã được giao chia tại thực địa để những hộ có trong thửa đất đối chiếu khi ký đơn cấp GCN; bản trích vẽ sơ đồ thửa đất phải có chữ ký của thôn, xóm trường ký và UBND cấp xã xác nhận.

d). Đối với trường hợp mua bán, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất thì tổ công tác có trách nhiệm hướng dẫn các hộ hoàn thiện các thủ tục tư pháp theo quy định của pháp luật dân sự trước khi làm thủ tục cấp GCN. Đối với trường hợp hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất có một trong các loại giấy tờ quy định tại khoản 1 điều 100 luật đất đai 2013 mà trên giấy tờ đó ghi tên người khác, kèm theo giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất có chữ ký của các bên có liên quan, nhưng đến trước ngày 01/07/2014 chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật và đất đó không có tranh chấp thì được làm luôn thủ tục cấp GCNQSDĐ.

e). Đối với các khu có biến động cần chỉnh lý lại phiếu thửa cho phù hợp với hồ sơ cấp GCN QSDĐ.

f). Trước khi trao GCN cho các hộ dân thì xử lý các GCN cũ như sau:

+ Thu hồi đối với trường hợp GCN cũ đã cấp riêng cho đất nông nghiệp ngoài đồng.

+ Xác nhận thay đổi vào trang 4 của GCN đã cấp đối với trường hợp GCN trước đây cấp chung cho cả đất nông nghiệp và đất ở.

4.5. Cập nhật biến động và chỉnh lý hồ sơ địa chính

Sau khi UBND cấp huyện ký Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện (hoặc chi nhánh VPĐK đất đai) có trách nhiệm:

- Chỉnh lý biến động trên hồ sơ địa chính; cập nhật vào cơ sở dữ liệu địa chính của cấp huyện (ở nơi đã có cơ sở dữ liệu địa chính).

- Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý biến động trên hồ sơ địa chính và bản trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính (ở nơi chưa có bản đồ địa chính) của thửa đất hoặc khu vực các thửa đất có biến động về ranh giới thửa (trong đó có thể hiện nội dung thay đổi của thửa đất) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (hoặc văn phòng đăng ký đất đai) và UBND cấp xã để chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu giữ ở cấp tỉnh và cấp xã.

- Căn cứ Thông báo của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện (hoặc chi nhánh VPĐK đất đai); Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (hoặc văn phòng đăng ký đất đai) và UBND cấp xã chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý biến động vào hồ sơ địa chính do đơn vị mình đang quản lý theo quy định.

5. Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính

- Cơ sở dữ liệu địa chính được xây dựng theo đơn vị hành chính cấp xã, cơ sở dữ liệu địa chính của cấp huyện là tập hợp dữ liệu đất đai của các xã thuộc huyện;

- Việc xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật sử dụng dữ liệu địa chính phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời và thực hiện theo quy định hiện hành về thành lập hồ sơ địa chính, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

5.1. Sử dụng phần mềm ELIS, hỗ trợ công tác cấp GCN QSDĐ

Việc sử dụng phần mềm ELIS hỗ trợ cho việc lập hồ sơ cấp GCN QSDĐ được thực hiện theo đúng quy trình quy định tại Thông tư số 04/2013/TT-BTNMT ngày 24 tháng 04 năm 2013 Quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính. Để làm tốt công tác ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm ELIS xây dựng CSDL địa chính hỗ trợ cấp GCN QSDĐ trên địa bàn tỉnh Nam Định sau dồn điền đổi thửa cần lưu ý một số nội dung sau:

- Việc xây dựng CSDL địa chính và công tác cấp GCN QSDĐ, được thực hiện đồng thời.

- Sau khi thu thập phân loại tài liệu và xây dựng phương án xử lý cấp GCN các thông tin về chủ sử dụng đất sẽ được cập nhật vào CSDL địa chính bằng phần mềm ELIS.

- Sau khi rà soát tính chính xác, đồng bộ của hồ sơ và bản đồ, phần mềm ELIS sẽ hỗ trợ việc in đơn kê khai, và các loại sổ sách tài liệu khác theo đúng mẫu quy định về việc lập hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ.

a). Đối với các xã có file bản đồ số: Việc chỉnh lý biến động, cập nhật vào phần mềm theo đúng quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu quy định tại thông tư 04/2013/TT-BTNMT ngày 24 tháng 04 năm 2013, dữ liệu bản đồ và dữ liệu thuộc tính sẽ được kết nối đồng bộ. Việc sử dụng ELIS phục vụ xây dựng CSDL địa chính hỗ trợ cấp giấy chứng nhận QSDĐ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1:

Chuẩn hóa các lớp đối tượng không gian địa chính theo chuẩn dữ liệu địa chính từ nội dung bản đồ địa chính số;

Rà soát chuẩn hóa thông tin thuộc tính cho từng đối tượng không gian địa chính theo quy định kỹ thuật về chuẩn dữ liệu địa chính.

Bước 2:

Chuyển đổi và gộp các lớp đối tượng không gian địa chính vào cơ sở dữ liệu theo đơn vị hành chính xã.

Nhập, chuẩn hóa thông tin từ hồ sơ đăng ký cấp Giấy chứng nhận lần đầu cấp đổi Giấy chứng nhận.

Quét bản đồ, sơ đồ, bản trích đo địa chính, giấy tờ pháp lý đã sử dụng để cấp Giấy chứng nhận, (lưu ý, xử lý tập tin quét hình thành bộ hồ sơ cấp Giấy chứng nhận dạng số, lưu trữ dưới khuôn dạng tập tin PDF).

Bước 3: Thực hiện đối soát và hoàn thiện chất lượng dữ liệu địa chính của 100% thửa đất và in ấn đơn kê khai, danh sách các hộ đề nghị cấp giấy chứng nhận QSDĐ và các hồ sơ khác sau khi đã đủ điều kiện pháp lý (GCN, Sổ địa chính, Sổ mục kê, Biểu thống kê đất nông nghiệp….).

b). Đối với các xã không có file bản đồ số: Với các xã có bản đồ có tọa độ HN72 thì được số hóa bản đồ, nắn chỉnh và tính chuyển về hệ tọa độ VN2000 để phục vụ xây dựng CSDL và cấp GCN QSDĐ. Các bước sử dụng ELIS phục vụ - xây dựng CSDL địa chính hỗ trợ cấp giấy chứng nhận QSDĐ như sau:

Bước 1: Thu thập tài liệu bản đồ và các tài liệu liên quan đến hình dạng thửa đất; Rà soát và chỉnh lý biến động thửa đất trên bản đồ giấy theo thực địa; các xã có bản đồ có tọa độ HN72 thì tiến hành số hóa bản đồ, nắn chỉnh và tính chuyển về hệ tọa độ VN2000 để phục vụ xây dựng CSDL và cấp GCN QSDĐ. Các xã bản đồ cũ, nát không đủ điều kiện số hóa thì thực hiện quét bản đồ sơ đồ, bản trích đo địa chính, giấy tờ pháp lý đã sử dụng để cấp Giấy chứng nhận, (lưu ý, xử lý tập tin quét hình thành bộ hồ sơ cấp Giấy chứng nhận dạng số, lưu trữ dưới khuôn dạng tập tin PDF).

Bước 2. Nhập, chuẩn hóa thông tin từ hồ sơ đăng ký cấp Giấy chứng nhận lần đầu, cấp đổi Giấy chứng nhận.

Bước 3: Thực hiện đối soát và hoàn thiện chất lượng dữ liệu địa chính của 100% thửa đất và in ấn đơn kê khai, danh sách các hộ đề nghị cấp giấy chứng nhận QSDĐ và các hồ sơ khác sau khi đã đủ điều kiện pháp lý (GCN, SĐC, SMK, Biểu TK...).

c). Các xã có bản đồ cũ, mờ, không đủ điều kiện kỹ thuật để thực hiện việc số hóa, để đảm bảo cơ sở pháp lý và lưu trữ tài liệu, các bản đồ (sơ đồ thửa đất, phiếu thửa, trích lục....) được chỉnh lý biến động trên bản đồ giấy và scan hoặc chụp ảnh để lưu vào hồ sơ của chủ sử dụng đất bằng phần mềm ELIS.

Sản phẩm cơ sở dữ liệu của từng đơn vị hành chính cấp xã sau khi hoàn thành, đóng gói, giao nộp được tích hợp thành CSDL địa chính cấp huyện;

6. Kiểm tra nghiệm thu bản đồ chỉnh lý, HSĐC, CSDLĐC

Phòng tài nguyên và Môi trường huyện và tổ giúp việc giúp UBND huyện thực hiện kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận “Bản đồ cấp GCNQSDĐ nông nghiệp ngoài đồng sau DĐĐT” do đơn vị cấp xã lập.

7. Nhân bản và giao nộp tài liệu

Hệ thống hồ sơ tài liệu cần nhân bản và giao nộp để lưu trữ và quản lý sử dụng tại các cấp cụ thể như sau:

Trên đây là hướng dẫn của Sở Tài nguyên và Môi trường về công tác chỉnh lý bản đồ, lập hồ sơ địa chính, cấp đổi GCNQSDĐ, xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính đất nông nghiệp ngoài đồng sau Dồn điền đổi thửa trên địa bàn tỉnh Nam Định. Sở Tài nguyên và Môi trường đề nghị UBND các huyện nghiên cứu, vận dụng để chỉ đạo; Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc cần phản ánh kịp thời về Sở để xem xét giải quyết./.