Công văn số 1065/TM-DM của Bộ Thương mại về việc quy định lập Phiếu theo dõi cấp visa tự động theo danh sách do Liên Bộ phê duyệt

Đến nay, hầu hết các cat. đang được các Phòng Quản lý XNK Khu vực (gọi tắt là Phòng) cấp visa tại Phòng theo đăng ký hoặc không cần đăng ký trước với Phòng.

Đối với một số cat. nguồn hạn ngạch cuối năm không đủ đáp ứng theo nhu cầu đăng ký cấp tự động của thương nhân, Liên Bộ phê duyệt danh sách các doanh nghiệp được cấp visa tự động theo nguyên tắc căn cứ vào tình hình thực hiện hạn ngạch của cả nước và tình hình của thương nhân.

Để có quy định thống nhất công tác theo dõi tình hình thực hiện hạn ngạch của thương nhân tại các Phòng theo Thông báo kèm theo danh sách thương nhân đăng ký hạn ngạch có phê duyệt của Bộ, Ban ĐHHN Dệt may (sau đây gọi là Ban) đề nghị các Phòng thực hiện một số quy định về quy trình theo dõi thực hiện hạn ngạch đăng ký cấp visa tự động của thương nhân như sau:

1. Khi nhận được bản chính Thông báo kèm theo danh sách thương nhân đăng ký hạn ngạch có phê duyệt của Bộ (sau đây gọi là Thông báo), các Phòng lập phiếu theo dõi cấp visa tự động theo danh sách do Liên Bộ phê duyệt gọi là “Phiếu theo dõi hạn ngạch” (gọi tắt là Phiếu theo mẫu kèm theo) của từng thương nhân thuộc Phòng quản lý trong danh sách theo mẫu kèm theo và thực hiện cấp visa cho thương nhân. Ghi chú “đã lập phiếu” bên cạnh dòng tên thương nhân. Kèm theo foto Thông báo vào mỗi phiếu.

2. Trường hợp thương nhân cần làm visa gấp và sau khi được Liên Bộ duyệt, Ban gửi qua fax cho Phòng và Phòng lập Phiếu cho thương nhân đó, cấp visa trừ vào Phiếu này. Phiếu có kèm theo bản foto bản fax.

Khi nhận được bản chính Thông báo, các Phòng đối chiếu, kiểm tra giữa danh sách thương nhân trên bản chính và Phiếu đã lập (nếu có), ghi chú “đã lập phiếu” bên cạnh dòng tên thương nhân, foto bản Thông báo đính kèm thêm theo Phiếu.

Chậm nhất bảy (7) ngày làm việc tính từ ngày cấp Phiếu theo bản fax, Phòng phải đối chiếu với bản chính và xác nhận vào mục 2 của Phiếu. Nếu không nhận được bản chính thì Phòng liên hệ ngay với Ban để xác minh.

3. Phiếu chỉ làm thành một bản gốc lưu tại Phòng dành để kiểm tra, đối chiếu nội bộ. Phòng không cấp cho thương nhân bản chính Phiếu theo dõi hoặc bất kỳ văn bản nào trích dẫn các Thông báo của Liên Bộ dưới bất cứ hình thức nào.

Trường hợp Phiếu bị thất lạc, Phòng kiểm tra dữ liệu trên máy tính, mạng kiểm tra visa của Bộ, lập Phiếu mới, ghi rõ lần (Phiếu cấp lại lần thứ 2, 3...) đã có trừ các visa đã cấp và gửi fax cho Ban Phiếu mới đó.

4. Sau khi lập Phiếu, Phòng foto giao cho thương nhân 1 bản. Bản sao này không được có chữ ký mực hoặc đóng dấu chính của Phòng. Bản sao này không có giá trị và không được sử dụng làm căn cứ để đối chiếu/trừ lùi hạn ngạch với Phòng hoặc vào bất cứ mục đích gì khác.

5. Ngay khi cấp visa cho thương nhân theo số lượng hạn ngạch đăng ký được Bộ phê duyệt trên Thông báo (đã được trích trong Phiếu), Phòng trừ lùi vào Phiếu lượng visa cấp cho thương nhân và cập nhật ngay vào dữ liệu máy tính của Phòng. Để tránh nhầm lẫn/sai sót, Phòng không được để một thời gian sau khi cấp visa rồi mới trừ vào Phiếu/cập nhật máy tính.

6. Quy định trên có hiệu lực thực hiện cho những Thông báo được ban hành sau ngày ban hành văn bản này. Những Phiếu đã lập trước đây được tiếp tục sử dụng tại Phòng cho hết số lượng đã được Liên Bộ duyệt.

Ban Dệt may thông báo cho các Phòng và thương nhân biết và thực hiện./.

Ghi chú:
Mục 2: đánh dấu nếu cấp theo fax, khi có bản chính đối chiếu xong đánh dấu, lãnh đạo phòng ký tắt. Nếu cấp theo bản chính, ngày trùng với ngày của Phiếu.